RSS

Городской портал госуслуг
  • вконтакте
  • facebook

Функции и задачи префектуры

Регламент префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы

1. Общие положения

Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы (далее – префектура) - территориальный орган исполнительной власти города Москвы, подведомственный Правительству Москвы.

Префектура в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом города Москвы, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.

Префектура осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований (далее -органы местного самоуправления), юридическими и физическими лицами, общественными объединениями и иными негосударственными некоммерческими организациями.

Префектура во взаимоотношениях с федеральными органами государственной власти, органами исполнительной власти города Москвы, органами местного самоуправления представляет интересы Правительства Москвы в пределах своей компетенции.

Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности должностных лиц префектуры определены Уставом города Москвы, Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы», Положением о префектуре административных округов города Москвы, положениями о структурных подразделениях префектуры и другими нормативными правовыми актами.

Регламент префектуры определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности префектуры.

Ответственность за организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности префектуры возлагается по принадлежности вопросовна руководителя аппарата префектуры, начальника Отдела префекта, начальника Юридического отдела.

Требования настоящего Регламента распространяются на все документы префектуры и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других работников префектуры, руководителейорганов местного самоуправления, расположенных на территории округов, предприятий, учреждений и организаций при работе с документами префектуры.

Несоблюдение требований Регламента префектуры должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими работниками префектуры, учреждений, находящихся в ведении префектуры, влечет дисциплинарную ответственность работника, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.

2. Организационная работа префектуры

2.1. Планирование работы префектуры

2.1.1. Планирование деятельности префектуры осуществляется на основе еженедельных и квартальных планов работы, направленных на реализацию основных направлений программ Правительства Москвы и округов, обеспечение решений приоритетных задач развития округов, а также реализацию окружных целевых и комплексных программ, комплекса окружных и городских мероприятий в отраслевом и территориальном разрезе, включающих приоритетные направления социально-экономического развития, и в целях эффективного управления округами.

2.1.2. План работы префектуры на неделю и квартал формируется на основе планов работы Правительства Москвы наполугодие,а также предложений заместителей префекта, заместителя префекта – руководителя контрактной службы,руководителя аппарата префектуры (далее – руководители префектуры), руководители структурных подразделений префектуры,глав администраций внутригородских муниципальных образований Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы (далее – главыадминистраций внутригородских муниципальных образований).

2.1.3. Ответственность за формирование плана работы префектуры на неделю, квартал возлагается на руководителей префектурыи Организационное управление префектуры, координацию в целом осуществляет заместитель префектапо работе с населением.

2.1.4. План работы префектуры на квартал включает предполагаемые повестки дня заседаний Коллегии префектуры и организационные мероприятия по основным направлениям деятельности.

2.1.5. Для подготовки проекта плана работы префектуры на квартал руководители префектурыи главы администраций внутригородских муниципальных образованийнаправляют свои предложения в Организационное управление префектурыв срокдо 20 числа последнего месяцаквартала .

В те же сроки в Организационное управление префектурыпредставляется краткая информация о выполнении плана текущего квартала по разделу «организационные мероприятия».

2.1.6. План работы префектуры на квартал утверждается распоряжением префектуры. Проект распоряжения вместе с проектом плана работы префектуры на квартал, согласованный руководителями префектуры, представляется для утверждения префектом не позднее, чем за пять дней до начала очередного квартала.

К проекту плана прилагается справка-отчет о выполнении плана работы за предыдущий период.

Контроль за выполнением плановых заданий осуществляется руководителями префектурыв соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Текущий контроль за выполнением планов работы префектуры возлагается на Организационное управление префектуры.

2.1.7. По результатам работы префектуры составляются отчеты о выполнении планов. Отчеты представляются по запросам федеральных органов государственной власти, органов исполнительной власти города Москвы.

2.1.8. В целях обеспечения оперативной информацией руководителей префектуры о деятельности структурных подразделений префектуры, а также для проведения согласованной и скоординированной работы в округах, структурные подразделения префектуры еженедельно по вторникампредставляют в Организационное управление префектурыинформацию о планируемых на следующую неделю мероприятиях.

Информация о планируемых совещаниях, семинарах, заседаниях комиссий, советов, штабов, групп и других формирований (независимо от периодичности их проведения) обязательно включается в План мероприятий префектуры на предстоящую неделю.

Собирает, обобщает и рассылает План мероприятий префектуры на предстоящую неделю Организационное управление префектуры.

В случае корректировки плановых мероприятий информация об этом незамедлительно направляется в Организационное управление префектуры.

План мероприятий префектуры на предстоящую неделю, подписанный начальником Организационного управления префектуры, а также, внесенные в него по согласованию с Организационным управлением префектуры изменения являются для Управления делами префектуры основанием для представления и подготовки соответствующих помещений в здании префектуры для проведения мероприятий.

2.2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии префектуры

2.2.1. Коллегия префектуры (далее – Коллегия) создается в соответствии с действующим Положением о префектуре административного округа города Москвы.

2.2.2. Основной задачей Коллегии является рассмотрение важнейших вопросов жизнедеятельности административных округов, обеспечение взаимодействия и координации работы с органами местного самоуправления,учреждений, осуществляющих свою деятельность в границах административных округов.

2.2.3. Положение о Коллегии на основе примерного положения и ее состав утверждаются распоряжением префектуры. В состав Коллегии могут входить руководители префектуры, руководители структурных подразделений префектуры, а также представители организаций и общественных объединений, расположенных в округах.

2.2.4. Заседания Коллегии проводятся 1 раз в месяц (3-я среда месяца).

2.2.5. Вопросы на заседания Коллегии выносятся в соответствии с квартальным планом работы префектуры на основании заявки по форме приложения 1 к Регламентупрефектуры.Изменения в повестку дня заседания Коллегии вносятся префектом.

2.2.6. В заседании Коллегии могут участвовать с правом совещательного голоса должностные лица Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, депутаты Московской городской Думы и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, прокурор (заместитель прокурора) округов. По согласованию с префектом для участия в заседаниях Коллегии могут приглашаться руководители предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений, органов местного самоуправления, территориального общественного самоуправления и другие заинтересованные в обсуждении рассматриваемых вопросов лица.

На заседании могут присутствовать представители средств массовой информации (по согласованию сОрганизационным управлением префектуры).

2.2.7. По решению префекта Коллегия может проводить выездные заседания.

2.2.8. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии, исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет за 7 дней до заседания в Организационное управление префектуры.В состав представляемых материалов обязательно входит проект распоряжения префектуры по рассматриваемому вопросу, согласованный в установленном порядке. Вместе с материалами представляется список лиц, приглашенных на заседание Коллегии (фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишутся полностью) и список предварительно записавшихся выступающих.

Если по представленным материалам имеются замечания Организационного управления префектуры, документы возвращаются на доработку исполнителю.

2.2.9. Вопросы, по которым материалы не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и на заседание Коллегии не выносятся.

В этом случае ответственный за подготовку вопроса готовит докладную записку на имя префекта с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.

2.2.10. Ознакомление членов Коллегии с документами осуществляется Организационным управлением префектурыне позднее,чем за три дня до заседания.

2.2.11. Оповещение членов Коллегии о дне, времени проведения и повестке дня заседания Коллегии осуществляет Организационное управление префектуры.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание Коллегии по различным вопросам, осуществляют структурные подразделения префектуры, ответственные за подготовку вопроса.

Регистрацию участников заседания Коллегии осуществляет Организационное управление префектуры. Регистрацию участников заседания Коллегии, прибывших на рассмотрение второго и последующих вопросов повестки дня, осуществляют совместноОрганизационное управление префектуры и структурное подразделение префектуры, ответственное за подготовку соответствующего вопроса.

2.2.12. По результатам Коллегии оформляется распоряжение префектурыв срок не более 7 рабочих дней после заседания, если иной срок не был установлен непосредственно в ходе заседания Коллегии.

Контроль за выпуском распоряжений префектуры по итогам заседания Коллегии осуществляет структурное подразделение префектуры, ответственное за подготовку соответствующего вопроса.

2.2.13. На заседаниях Коллегии ведется протокол. Организация ведения протокола, его последующее оформление возлагается наОрганизационное управление префектуры.

Протокол Коллегии утверждается префектом.

Оформление протокола и его представление на подпись префекту осуществляется в течение трех рабочих дней со дня заседания Коллегии.

Первые экземпляры протоколов Коллегии префектуры хранятся в Организационном управлении префектурыв течение двух лет и по истечении данного срока передаются в архив префектуры на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за выполнением поручений по протоколу заседания Коллегии осуществляется Организационнымуправлением префектуры. В этих целях Организационное управление префектурынаправляет ответственным исполнителям контрольный талон, подлежащий после его заполнения возврату в Организационное управление префектуры по установленной им форме.

2.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний, проводимых префектом

2.3.1. Целью проведения префектом или должностным лицом, официально его замещающим, оперативных совещаний является принятие решений по текущим вопросам жизнеобеспечения округов, контроль за выполнением распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы, распоряжений префектуры, приказов префектуры и поручений префекта.

2.3.2. Оперативные совещания с главами администрацийвнутригородских муниципальных образований Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы в режиме видео-конференцсвязи (далее – ВКС) проводятся префектом (или по поручению префекта его заместителями) по пятницам с участием (при необходимости) руководителей структурных подразделений префектуры, представителей служб городского подчинения.

Вопросы на оперативных совещанияхрассматриваются в соответствии с повесткой дня.

Повесткадня оперативного совещанияв режиме ВКС формируется Организационным управлением префектурыс учетом предложений руководителей префектуры,по обращениям главадминистраций внутригородских муниципальных образований, поданных в форме заявок (приложение 1 к Регламенту), согласовывается с начальником Отдела префекта и подписывается заместителем префекта по работе с населением.

2.3.3. Подготовка информационных, статистических и других материалов по тому или иному вопросу повестки дня оперативного совещания осуществляется тем подразделением префектуры, которые непосредственно отвечают за подготовку вопроса.

2.3.4. Оповещение лиц, приглашенных на оперативное совещание в режиме ВКС, осуществляется в следующем порядке:

- приглашение лиц, участие которых необходимо при рассмотрении соответствующего вопроса, возлагается на структурное подразделение префектуры, ответственное за его подготовку.

Телефонограммы, подписанные префектом, руководителями префектуры, направляются участникам совещания не позднее, чем задва дня до проведения совещания.

2.3.5. По результатам оперативного совещанияв режиме ВКС оформляется протокол, который утверждается префектом или лицом, официально его замещающим.

Протоколы заседаний (совещаний) оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня.

В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

В протоколах указываются: номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, записываются поручения с указанием органа (организации), должностного лица, которым дается поручение, а также его сроков исполнения.

Ведение протокола осуществляется структурным подразделением по принадлежности рассматриваемых вопросов, обобщение осуществляет отдел по работе с документами Управления делами префектуры.

Протокол оперативного совещания в режиме ВКС оформляется, согласовывается с руководителями префектуры, ответственными за рассмотрение вопроса, представляется на подпись префекту и рассылается в срок не болеетрехрабочих днейсо дня проведения оперативного совещания.

Оформленные протоколы оперативных совещаний, проводимых префектом, регистрируются в отделе по работе с документами Управления делами префектуры в течение года в порядке возрастания номеров.

2.3.6. Подлинники протоколов оперативных совещаний хранятся в отделе по работе с документами Управления делами префектуры в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.7. Оперативные совещания префекта с руководителями префектурыпо текущим вопросам проводятся еженедельно с 10.00 до 11.00 по понедельникам.

Протокол оперативного совещания, проводимого префектом с руководителями префектуры, ведется, регистрируется, рассылается участникам совещания Отделом префекта в срок не более трех рабочих днейс момента проведения совещания.

Подлинники протоколов хранятся в Отделе префекта втечение двух лет, затем передаются на хранение в архив префектуры в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.8. Организация контроля за выполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях и совещаниях с руководителями префектуры:

2.3.8.1.Контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях и совещаниях, проводимых префектом с руководителями префектуры, осуществляется руководителями префектуры и начальниками структурных подразделений префектуры по принадлежности вопросов.

Общий контроль за исполнением поручений по протоколам оперативных совещаний в режиме ВКС осуществляет отдел по работе с документами Управления делами префектуры, который еженедельно представляет префекту информацию о результатах исполнения поручений. Общий контроль за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний префекта с руководителями префектуры, с еженедельным докладом префекту осуществляет Отдел префекта.

2.3.8.2.Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.

2.3.8.3.Решение о продлении срока исполнения протокола или отдельных поручений по протоколу принимает префект на основе аргументированного обоснованияруководителя префектуры, ответственного за исполнение данного поручения.

2.3.8.4. Решение о снятии протокола (отдельного поручения по протоколу) оперативного совещания, совещания префекта с руководителями префектуры с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, изданием соответствующего распорядительного документа принимает префект либо начальник Отдела префекта, если вопрос не требует доклада префекту.

2.4. Организация совещаний, проводимых руководителями префектуры, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и т.д.

2.4.1. Заседания комиссий, советов, штабов и рабочих групп проводятся в соответствии с периодичностью, предусмотренной положением о комиссии, совете, штабе и рабочей группе или регламентом их работы.

При их планировании следует учитывать регламентные мероприятия, утвержденные приложением 8 к настоящему Регламенту, а также следующие дни, установленные для проведения окружных мероприятий:

- понедельник (с 15.00);

- среда (с 8.00 до 14.00);

- пятница (с 8.00 до 14.00).

Не допускается проведение заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований, положения о которых и составы которых не утверждены соответствующими распоряжениями Мэра Москвы, Правительства Москвы, префектурой.

Информация о планируемых совещаниях, заседаниях, семинарах (независимо от периодичности их проведения) включается в План мероприятий префектуры на предстоящую неделю. Предложения в план представляются в Организационное управлениепрефектуры еженедельно (по вторникам) руководителями структурных подразделений префектуры (по согласованию с руководителями префектурысоответственно).

Проведение совещаний, заседаний комиссий, штабов, рабочих групп и т.д., в которых необходимо участие префекта, согласовывается дополнительно с Отделом префекта с учетом его рабочего графика.

Заседания комиссий, советов, штабов, рабочих групп, на которых рассматриваются вопросы с участием физических (юридических) лиц, проводятся в зале заседаний префектуры.

2.4.2.В префектуре действует единый порядок приглашения на совещания и заседания, проводимые руководителями префектуры.

2.4.3.Приглашения на совещания оформляются факсограммами, подписанными префектом, руководителями префектуры.

Руководители структурных подразделений префектуры такими полномочиями не наделяются.

2.4.4Главы администраций внутригородских муниципальных образованийприглашаются на совещания только по факсограммам, подписанным префектом (согласованным с префектом или на основании распорядительного документа о делегировании полномочий по данному вопросу).

На иные совещания главы администраций внутригородских муниципальных образованийвправе направлять своих заместителейили специалистов, ведущих рассматриваемые вопросы.

2.4.5. Все приглашения на совещания направляются только в адрес главадминистраций внутригородских муниципальных образований, руководителей территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы.

При этом уведомление о проводимых совещаниях направляются не позднее, чем за двадня до их проведения, в том числе и в адрес органов местного самоуправления городских округов и поселений, кроме оперативных, проводимых префектом, или по поручению префекта.

2.4.6.Исходящий номер и дата на факсограммепроставляются при регистрации в специальном Журнале регистрации исходящих телефонограмм.

Исходящий номер и дата на факсограммес приглашением на совещание, проводимое префектом, проставляются Отделом префекта при регистрации в Журнале регистрации исходящих телефонограмм. Журнал регистрации и папка с копиями телефонограмм хранятся в Отделепрефекта.

Исходящий номер и дата на факсограммес приглашением на совещание, проводимое руководителем префектуры,проставляются специально закрепленным специалистом подразделения, подведомственного соответствующему руководителю префектуры при регистрации в Журнале регистрации исходящих телефонограмм. Журнал регистрации и папка с подлинниками факсограмм хранятся в приемных руководителей префектуры.

В тексте факсограммы обязательно указывается конкретный перечень участников совещания, а также контактный телефон исполнителя соответствующего структурного подразделения префектуры, подготовившего факсограмму.

2.4.7.Протоколирование целевых совещаний, проводимых префектом, осуществляется специалистами структурных подразделений префектуры, ответственными за их подготовку по принадлежности вопроса.

Протоколирование совещаний, проводимых руководителями префектуры,осуществляется специалистами структурных подразделений префектуры, находящихся в непосредственном их подчинении.

Протоколирование заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований осуществляется секретарями соответствующих формирований.

2.4.8. Протоколы совещаний и заседаний утверждаются руководителем префектуры, проводившим данное совещание, либо лицом, председательствовавшим на заседании комиссии, совета, штаба, рабочей группы.

2.4.9. Протоколы совещаний и заседаний оформляются и рассылаются всем участникам совещания (членам комиссии, совета, штаба, рабочей группы) в трехдневный срок от даты проведения.

Контроль за выполнением поручений по протоколам совещаний и заседаний, указанных в пункте 2.4.настоящего Регламента, осуществляется руководителем структурного подразделения префектуры по принадлежности либо руководителем комиссии, совета, штаба, рабочей группы.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых префектом, хранятся в Отделе префекта до сдачи их в архив префектуры в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководителями префектуры,хранятся в соответствующем подразделении префектуры до сдачи их в архив префектуры в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники протоколов заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других общественных формирований хранятся у секретаря соответствующего общественного формирования до сдачи их в архив префектуры в соответствии с номенклатурой дел.

2.4.10. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний в префектуре возлагается на Управление делами префектуры.

2.5.Подготовка организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы

2.5.1. Обеспечение координации действий в аппарате префектуры по подготовке организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, а также взаимодействие с Управлением Мэра Москвы возлагается на начальника Отдела префекта.

2.5.2.Персональная ответственность за своевременность и качество подготовки материалов для рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы, а также за обеспечение безусловного выполнения протокольных поручений и представление соответствующей информации в Отдел префекта в установленный срок возлагается на руководителей префектуры по закрепленным направлениям деятельности.

2.5.3.Порядок подготовки организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, представления информации о выполнении протокольных поручений регулируются «Положением о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах», утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, и Регламентом Правительства Москвы, которые подлежат безусловному исполнению всеми должностными лицами префектуры.

2.6.Подготовка и проведение выездных совещаний Мэра Москвы на территории округов

2.6.1. Обеспечение координации действий в аппарате префектуры по подготовке и проведению выездных совещаний Мэра Москвы на территории округов в рамках субботних объездов возлагается на Отделпрефекта.

2.6.2.Отдел префекта, должностные лица и структурные подразделения префектуры, участвующие по поручениям префекта в подготовке выездных совещаний, руководствуются «Положением о порядке подготовки и проведения выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах», утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, и Регламентом Правительства Москвы, а также обеспечивают безусловное выполнение установленных требований.

3. Распорядительные документы префектуры

3.1. Виды распорядительных документов префектуры

3.1.1. Общие положения.

Распорядительными документами префектуры являются распоряжения и приказы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый префектурой в пределах компетенции, определенной законами города Москвы и иными нормативными актами органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы, и не носящий нормативного характера.

Приказ – правовой акт, издаваемый префектом по кадровым вопросам, организации работы аппарата префектуры и другим вопросам в пределах установленной компетенции.

Не допускается подготовка и выпуск документов, входящих в понятие «распорядительные документы» и подлежащих утверждению распоряжением префектуры или приказом префектуры (регламентные схемы, порядок работы и др.), путем издания документов с грифом «Утверждаю».

3.1.2. Распоряжения префектуры , обязательны для исполнения всеми лицами, которым они адресованы

Префектура издает распоряжения по вопросам:

- экономики, финансов, управления имуществом;

- строительства, землепользования, охраны окружающей среды;

- жилищного и жилищно-коммунального хозяйства;

- благоустройства;

- потребительского рынка и услуг;

- транспорта, связи и безопасности движения;

- социальной защиты населения, молодежной политики, труда и занятости;

- образования, здравоохранения, культуры и спорта;

- взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления;

- работы с населением, общественными объединениями граждан, средствами массовой информации;

- кадровой политики, исполнительской дисциплины;

- организации работы префектуры и др.

Издаваемые префектурой распоряжения оформляются на бланках установленного образца и подписываются префектом или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения префектуры вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений, дополнений в ранее принятые распоряжения, а также их отмена, приостановление действия или признание утратившими силу возможны путем издания соответствующих распоряжений префектуры.

Распоряжения префектуры могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы, Правительством Москвы, признаны недействительными в судебном порядке. В этом случае выпуск распоряжения префектуры об отмене или приостановлении действия не требуется.

3.1.3. Приказы префектуры обязательны для исполнения всеми работниками префектуры.

Приказы префектуры издаются по вопросам правового, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности аппарата префектуры, в том числе:

- приказы по основной деятельности:

- организации работы структурных подразделений аппарата префектуры, включая вопросы исполнительской дисциплины;

- поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;

- другим вопросам, входящим в компетенцию префекта.

- приказы по личному составу:

- назначения на должности и освобождения от должности государственных гражданских служащих и иных работников префектуры, установления надбавок, доплат;

- предоставления отпусков, командирования сотрудников префектуры;

- обеспечения повышения квалификации, проведения аттестации и квалификационного экзамена.

Издаваемые префектурой приказы оформляются на бланках установленного образца и подписываются префектом или лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы префектуры вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений и дополнений в приказы префектуры возможны только путем издания соответствующих приказов.

Приказы префектуры могут быть отменены, приостановлены или признаны утратившими силу путем издания соответствующего приказа префектуры.

Приказы префектуры могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы, Правительством Москвы, признаны недействительными в судебном порядке. В этом случае выпуск приказа префектуры об отмене или приостановлении не требуется.

3.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов префектуры.

3.2.1. Общие положения

Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение префекта осуществляется руководителями префектуры в соответствии с распределением обязанностей.

В случае отсутствия руководителя префектуры внесение проекта распорядительного документа осуществляет должностное лицо, исполняющее его полномочия в соответствии с приказом префектуры.

В случае отсутствия руководителя аппарата префектуры внесение проекта распорядительного документа осуществляетзаместитель префекта,исполняющий его полномочия.

Подготовка проекта распорядительного документа осуществляется с соблюдением Правил проведения антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов в органах исполнительной власти города Москвы, утвержденных соответствующим постановлением Правительства Москвы

Подготовка проектов распоряжений префектурыосуществляется структурными подразделениями аппарата префектуры, государственными бюджетнымиучреждениями, находящимися в ведении префектуры, территориальными подразделениями отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы, расположенными на территории округов, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов префектуры.

Подготовка проектов распоряжений префектуры осуществляется исполнителями:

- по поручению префекта и руководителей префектуры;

- в соответствии с планом работы префектуры;

- по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения задач по управлению округами;

- на основании решения комиссии (совета, штаба, рабочей группы) зафиксированного в протоколе заседания комиссии (совета, штаба, рабочей группы)или принятого в соответствии с положением о комиссии (совета, штаба, рабочей группы);

- по предложению Адресного реестра города Москвы.

Подготовка проектов приказов осуществляется структурными подразделениями аппарата префектуры по поручению префекта или руководителя аппарата префектуры, а также по инициативе структурных подразделений префектуры в связи с необходимостью решения задач, поставленных перед аппаратом префектуры.

3.2.1.1. Исполнитель (специалист аппарата префектуры, государственного бюджетногоучреждения, находящегося в ведении префектуры):

- готовит проект распорядительного документа с учетом требований Регламента префектуры;

- направляет проект распорядительного документа на согласование;

- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов и должностных лиц;

- готовит копию проекта на магнитном носителе;

- представляет согласованный проект распорядительного документа и его копию на магнитном носителе или по электронной почтев отдел по работе с документами Управления делами префектуры;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

3.2.1.2.Ответственный исполнитель (руководитель структурного подразделения префектуры, государственного бюджетногоучреждения, находящегося в ведении префектуры, территориального подразделения отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы) осуществляет анализ положения по решению вопросов:

- необходимости и целесообразности подготовки проекта распорядительного документа (в случае подготовки проекта по инициативе структурного подразделения префектуры);

- полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

- признания утратившим силу, отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) распорядительных документов по вносимому вопросу;

- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующихорганов (организаций) и должностных лиц;

- необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов(организаций) и должностных лиц;

- реальности сроков выполнения поручений, указанных в проекте распорядительного документа, на момент его вступления в силу (с учетом продолжительности согласования проекта).

- принятия решения о внесении вопроса при наличии разногласий;

- принятия решения о необходимости опубликования документа, затрагивающего права, свободы и обязанности граждан в окружных средствах массовой информации (в СМИ, на официальном Интернет - портале ТиНАОгорода Москвы,в электронных периодических справочниках системы «КонсультантПлюс», «Гарант»).

3.2.1.3.Ответственность за подготовку распорядительных документов префектуры несут – руководители префектуры, вносящие данный вопрос на рассмотрение префекта и контролирующие исполнение документа.

Возможно совпадение функций ответственного исполнителя с функциями должностного лица, вносящего вопрос на рассмотрение.

3.2.1.4. Не допускается издание повторных распорядительных документов префектуры, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована изменением обстоятельств. В этом случае в новом документе следует указать номер документа или отдельных пунктов, утративших силу в связи с выходом данного документа.

При внесении в утвержденный распорядительный документ значительного количестваизменений или дополнений (более трех)следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой или признанием утратившим силу действующего распорядительного документа.

3.2.2. Правила оформления проектов распорядительных документов префектуры

3.2.2.1. Использование бланков распорядительных документов префектуры

Первый лист проекта распоряжения префектуры (приказа префектуры) оформляется на номерном бланке установленного образца в соответствии с видом выпускаемого документа.

3.2.2.2. Заголовок к тексту распорядительного документа префектуры

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ).

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ оформляется следующим образом:«О внесении изменений и дополнений в распоряжение префектуры (приказ префектуры) …..» указывается только дата и номер документа, в который вносятся изменения, название документа не указывается)», например: «О внесении изменений и дополнений в распоряжение префектуры от 17 апреля 2013 года №392-РП».

В случае внесения изменений и дополнений в приложение к распорядительному документу, имеющее собственное наименование, заголовок оформляется следующим образом: «О внесении изменений и (или) дополнений в…», например «О внесении изменений и дополнений в Регламент префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов, утвержденный распоряжением префектуры от……».

Заголовок печатается на 6-ом сантиметре (с учетом верхнего поля 2,5 см) первого листа документа через 1 интервал. Длина заголовка не более половины длины строки. Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом.Размер шрифта заголовка 12 (жирный).

3.2.2.3. Текст распорядительного документа префектуры

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность множественного толкования.

В текстах распорядительных документов префектуры возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст печатается в текстовом редакторе «WordforWindows» шрифтом TimesNewRomanCyr, размер 14.

Текст печатается через 1 интервал с отступом от заголовка в 2 интервала, поля документа: левое 35 мм, правое 10 мм, верхнее 25 мм, нижнее 20 мм.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста) на всех последующих страницах документа, кроме первой.

3.2.2.4. Структура текста распорядительного документа префектуры

Текст распоряжения должен, как правило, состоять из двух частей: мотивировочной и распорядительной.

В мотивировочной части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания документа. Мотивировочная часть проекта распоряжения может содержать оценку дел по рассматриваемому вопросу.

Мотивировочная часть распоряжений и приказов начинается словами: «В целях…», «В связи…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.д.

Если основанием к изданию распорядительного документа префектуры является распорядительный документ вышестоящих органов, должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы или ранее изданный распорядительный документ префектуры, то в мотивировочной части указывается его вид, дата, номер, название.

В мотивировочной части распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный документ указывается его вид, дата и номер, название.

Мотивировочная часть должна быть изложена кратко.

Мотивировочная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом «приказываю» и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).

Распорядительная часть указывает, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку, абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака «дефис» (-) и строчной буквы.

Например:

«2.3. В соответствии с условиями инвестиционного контрактараспределение встроенно-пристроенных нежилых помещений, включенных в здание многоэтажного гаража-стоянки, осуществляется в следующем соотношении:

- ... % - в собственность инвестора;

- ... % - в собственность города Москвы в лице Департамента имущества города Москвы.».

Оформлять пункты в пределах документа, подпункты в пределах одного пункта, дефисы в пределах одного абзаца следует, если их количество не менее двух. В конце каждого пункта, подпункта, абзаца ставится точка, в конце дефиса - точка с запятой, в конце последнего дефиса - точка.

Пункты распоряжения (приказа) группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

Поручения (задания) даются:территориальным подразделениям отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы, организациям, государственным бюджетным учреждениям, находящимся в ведении префектуры, структурным подразделениям аппарата префектуры (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например: Управлениюсоциальной защиты населенияТроицкого и Новомосковского административных округов, заместителю префекта Иванову И.И.

Распорядительная часть распоряжения излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, например: обязать, поручить, указать, утвердить и т.д.

Текст распоряжения излагается последовательно, короткими фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов. Недопустимо употребление устаревших и многозначных слов, широкое применение примечаний и ссылок.

В тексте жирным шрифтом выделяются:

- наименования территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы (организаций) и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);

- фамилия, инициалы должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением распорядительного документа;

- должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего распорядительный документ.

3.2.2.5. Приложения к распорядительному документу префектуры

Если к распорядительному документу префектуры имеются приложения, то это указывается в тексте документа.

Приложение к распорядительному документу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

Приложениями к распорядительным документам могут быть положения, регламенты, концепции, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложения производится отдельно от нумерации страниц текста распорядительного документа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.

В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательна. В больших, сложных по структуре таблицах предпочтительна самостоятельная нумерация структурных элементов каждого раздела.

Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение 2

к распоряжению префектуры (приказу префектуры)

от «_____»________ 201__ г. №

3.2.2.6. Обязательные пункты распорядительного документа префектуры

Распорядительные документы должны содержать:

- точные наименования органов исполнительной власти, учреждений и организаций или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается исполнение поручения;

- сроки исполнения поручений;

- указание на обязательность опубликования документа в окружных средствах массовой информации (для распорядительного документа, принимаемого по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина либо затрагивающего права, свободы и обязанности граждан);

- поручения о контроле за выполнением данного распорядительного документа;

- указание о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов, если вновь издаваемый документ исключает действие ранее принятых;

- указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения или издания нового документа взамен ранее принятого;

- отметка об отнесении документа к категории ограниченного распространения («Для служебного пользования»);

- отметка о наличии приложений (если они есть).

3.2.2.7. Правила оформления распорядительных документов префектуры о внесении изменений и (или) дополнений

Изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ. Внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.

Внесением изменений в распорядительный документ считается:

- дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

- замена слов, цифр;

- изложение в новой редакции заголовка, мотивировочной части,структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

- исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.

Распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях если:

- необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;

- необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

При внесении изменений в распорядительный документ, в который уже были внесены изменения ранее, в первом пункте о внесении изменений дается в скобках ссылка: «(в редакции - вид документа, дата, номер)», при этом указываются все документы по внесению изменений и дополнений.

Текст документа с заголовком «О внесении изменений и дополнений в распоряжение префектуры…» должен содержать пункт: «Внести изменения в распоряжение префектуры…» с обязательным указанием даты, номера и названия документа, в который вносятся изменения.

При внесении изменений недопустимо:

- указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода распорядительного документа о внесении изменений;

- давать ссылки на документы, выпущенные позже даты издания первоначального документа.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст распорядительного документа по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним распорядительным документом в несколькораспорядительных документов, изменяемые распорядительные документы располагаются в хронологическом порядке.

Распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

- необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;

- необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

Распорядительные документы, в которые неоднократно вносились изменения и (или) дополнения (более 3-х раз) либо вносимые изменения (дополнения) значительны по объему, издаются в новой редакции (носит рекомендательный характер).

Внесение изменений в текст распорядительного документа и приложений к нему оформляется следующим образом:

- замена одного или нескольких слов:

Пример:

В пункте 1 распоряжения слова «в срок до 30.05.2009» заменить словами «в срок до 31.12.2009».

В абзаце втором пункта 1 приложения к распоряжению слово «закона» заменить словами «федеральных законов».

- замена одного или нескольких слов по всему тексту документа и приложения к нему или в нескольких местах:

Пример:

В тексте распоряжения слова «2003-2004 гг.» заменить словами «2003-2006 гг.».

В тексте распоряжения и приложении к нему слова «органы государственной власти» заменить словами «исполнительные органы государственной власти» в соответствующих падежах.

В тексте приложения к распоряжению слово «ответственность» заменить словом «обязательства» в соответствующих падежах.

- дополнение текста одним или несколькими словами:

Примеры:

а) Внести изменение в распоряжение префектуры от…№…, дополнив пункт 2 словами «во II квартале 2009 г.»

б) Абзац четвертый раздела 2 приложения к распоряжению после слова «товаров» дополнить словом «, грузов».

- дополнение текста новым пунктом (абзацем, дефисом):

Примеры:

а) Дополнить распоряжение пунктом 8 в следующейредакции:

«8. «Принять к сведению согласие ОАО «Центр» выполнить за счет собственных средств работы по п.1».

б) Пункт 2.3.2 приложения к распоряжениюдополнить абзацем в следующейредакции:

«Обеспечить и т.д.»

в) Пункт 1.1.3 распоряжения дополнить дефисом четвертым в следующейредакции:

«- строительство пешеходного перехода».

При дополнении распорядительного документа новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Пример:

Пункты 5, 6, 7 распоряжения считать соответственно пунктами 6, 7, 8.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов не меняется.

- изменение редакции пункта (абзаца, дефиса):

Примеры:

а) Дефис второй пункта 6 распоряжения изложить в следующей редакции:

«6. Разрешить …и т.д.»

б) Абзац3 пункта 6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

«Обеспечить и т.д.»

- исключение из текста слов:

Примеры:

В пункте 2.3 исключить слова «формировании кондоминиумов и».

В пункте 4.2.5 приложения 4 к распоряжению исключить слова «и органов местного самоуправления».

- изменение редакции приложения, оформленного в виде таблицы.

Если приложение к распорядительному документу оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому документу. В тексте распорядительного документа о внесении изменений дается указание:

Пример:

Внести изменения в распоряжение префекта от 24.08.2004 № 583-РП «О создании комиссии по поддержке предприятий малого бизнеса» (в редакции распоряжение префекта от 04.02.2008 № 765-РП), дополнив раздел 2 приложения 1 к распоряжению пунктом 7 в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

- изменение редакции всего приложения:

Пример:

Внести изменения в распоряжение префектурыот …... № …, изложив приложение 1 к распоряжению в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

- дополнение текста документа приложениями нового содержания:

Пример:

Дополнить распоряжение префектуры от…№…, приложениями 4 и 5 в редакции, согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению.

Примеры оформления приложений к распорядительному документу о внесении изменений и дополнений (приложение 4 к Регламенту).

3.2.2.8. Наименование органов исполнительной власти города Москвы, организаций, структурных подразделений аппарата префектуры и должностных лиц - исполнителей заданий

Наименование органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления, организаций пишутся в строгом соответствии с их учредительными документами. Запрещается самовольно изменять наименования и употреблять их в тексте.

Официальные наименования органов исполнительной власти города Москвы, пишутся с прописной буквы. При повторном использовании в тексте проекта только организационно-правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: управление (при первоначальном упоминании в тексте:Управление социальной защиты населенияТроицкого и Новомосковского административных округов городаМосквы).

Названия органов и организаций во множественном числе, используемые не в качестве имени собственного, пишутся со строчной буквы, например: управления,администрации внутригородских муниципальных образований.

Сокращенные наименования органов и организаций применяются только в случае их приведения в положениях, т.е. официально утвержденные, например: Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве

Наименование организационно-правовой формы организации пишется:

- с прописной буквы, если оно является частью официального наименования или начинается со слова «государственный», например: Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Жилищник».

- со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: открытое акционерное общество Холдинговая компания «Главмосстрой».

Если в тексте документа дается поручение конкретному должностному лицу, то вначале указывается его должность, затем фамилия и инициалы, например: заместитель префекта Иванов И.И.

При подписании или согласовании документа указывается должность, затем инициалы и фамилия должностного лица, например:

Заместитель префекта (виза согласования) И.И.Иванов

3.2.2.9. Правила написания слов и словосочетаний

Написание дат.

В тексте проекта распорядительного документа используется буквенно-цифровое написание дат, например: 1 января 2005 года, в I квартале 2005 года, в 2005 году. Цифровое написание дат допускается в листе согласования и в табличных формах приложений, например: 01.01.2005.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное представление даты, 01.10.05 - сокращенное представление даты, 1 октября 2005 года - буквенно-цифровое представление даты).

Написание денежных сумм.

В проекте распорядительного документа суммы в денежном выражении пишутся в цифровой форме с разбивкой на группы (по три цифры) справа налево, например: 25 352 121 000 рублей. Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.

При написании целых круглых чисел (не дробных) можно использовать буквенно-цифровую форму, например: 13 млрд. рублей, 682 млн. рублей.

Использование пробелов.

Пробелы употребляются:

- после знака №, например: № 432-РП;

- после числительных, например: 15 марта 2003 года, 13 987 кв. м, 5 тыс. рублей.

Пробелы отсутствуют:

- перед названиями населенных пунктов после сокращенного обозначения, например: г.Москва;

- между номером распорядительного документа и его индексом, например: 127-РП;

- перед числительными, например: п.1, пп.1-4, д.17.

При написании сложных существительных и прилагательных с числительными в составе рекомендуется буквенно-цифровая форма (части присоединяются друг к другу дефисом), например, 150-летие, 25-процентный. Но при небольших числах употребляется буквенная форма, например, трехдневный, пятиэтажный.

Употребление числительных.

Количественные и порядковые числительные до трех включительно обозначаются буквенным способом, от 4 и выше - цифровым с использованием арабских цифр, например: в течение трех месяцев, не менее чем за 10 дней до начала заседания.

Порядковые числительные, обозначаемые цифрами, требуют добавления через дефис падежного окончания, например: 7-я неделя, в 5-м подъезде, 4-й Хуторской переулок, не позднее 10-го дня, к 8-му числу.

Употребление буквы Ё.

Имена собственные (фамилии, имена, отчества, географические названия, названия предприятий и организаций и т.д.) пишутся с употреблением буквы Ё, если ее написание подтверждено документально, например: Семёнов А.В (исключение составляет написание названий поселений Кленовское, Новофедоровское, Десеновское, и село Кленово Троицкого и Новомосковского административных округов по решению Городской межведомственной комиссии по наименованию территориальных единиц, улиц, станций метрополитена, организаций и других объектов города Москвы пишется буква Е).

В остальных случаях вместо буквы Ё употребляется буква Е, например: «ВОПРОС ВНЕСЕН».

3.2.2.10.Поручение о контроле за выполнением распорядительного документа префектуры

Контроль за выполнением распоряжений префектуры и приказов префектурывозлагается на руководителей префектуры.Префект вправе оставить за собой контроль за выполнением особо важных распорядительных документов.

При внесении в утвержденный распорядительный документ изменений или дополнений контроль за его выполнением возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением утвержденного ранее документа.

При возложении контроля за выполнением распорядительного документа на двух и более должностных лиц функции координатора распорядительного документа возлагаются на должностное лицо, указанное в распорядительном документе первым.

Контроль за выполнением поручений, зафиксированных в распорядительном документе и возложенных на руководителей организаций (государственных бюджетных учреждений), возлагается на руководителя префектуры, осуществляющего контроль за выполнением распорядительного документа в целом.

Порядок контроля за выполнением распорядительных документовизложен в разделе 3.5. настоящего Регламента.

3.2.2.11. Пункты о ходе выполнения или внесении изменений (дополнений) в ранее принятые решения

В проектах распорядительных документов о ходе выполнения или внесении изменений (дополнений) в ранее принятые решения в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного воздействия, а также новые сроки выполнения поручений.

3.2.2.12. Оформление реквизита «Разослано:»

На последней странице основного текста распоряжения префектуры ниже реквизита подписи префекта указывается список рассылки, в котором дается полный перечень лиц и организаций с указанием количества экземпляров, а также Ф.И.О. и номер служебного телефона исполнителя.

Реквизит «Разослано» печатается в дательном падеже, например: Управлениюсоциальной защиты населения Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы, Иванову И.И..

В список рассылки включаются:

- должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

- согласующие органы и организации;

-организации, на которые распространяется действие данного документа.

В зависимости от тематики распоряжений префектуры в списокрассылки обязательно включаются:

-для всех распоряжений префектуры - прокуратура Новомосковскогоадминистративного округа города Москвы

-для распоряжений префектуры, относящихся непосредственно к территории Троицкого административного округа города Москвы - прокуратураТроицкого административного округа города Москвы;

-для распоряжений о застройке (реконструкции) конкретного микрорайона – Департамент жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы, государственные бюджетные учреждения, имеющие в хозяйственном ведении объекты инженерного и коммунального назначения, подлежащие сносу;

- для распоряжений о сносе объектов жилого и нежилого назначения-Управление экономики и перспективного развития префектуры;

-для распоряжений об утверждении адресов объектов недвижимостиДепартамент городского имущества города Москвы,Управление градостроительного регулирования ТиНАО (УГР ТиНАОг.Москвы), Управление внутренних дел Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы (УВД по ТиНАОг.Москвы), ГУП «Мосгоргеотрест», Государственное бюджетное учреждение города Москвы Московское городское бюро технической инвентаризации (ГБУМосгорБТИ), Федеральная служба регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (ФГБУ «ФКП Росреестра» по Москве),администрация внутригородского муниципального образования;

- для распоряжений по вопросам землепользования – Департамент городского имущества города Москвы, ГУП «Москомархитектура», ГУП «Мосгоргеотрест», Федеральная служба регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), Отдел контроля на присоединенных территориях Госинспекции по недвижимости города Москвы, Административно-технической инспекции по ТиНАО города Москвы(АТИ по ТиНАО города Москвы),совет депутатов поселения/городского округа, Департамент природопользования и охраны окружающей среды г.Москвы, Департамент по культурному наследию городаМосквы (при необходимости, согласовывает планы земельных участков, расположенных в границах зон охраны объектов культурного наследия, администрация внутригородского муниципального образования;

- для распоряжений, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан-Организационное управление префектуры.

Если действие документа распространяется на целый ряд однородных органов или подразделений, то в реквизите «Разослано» они называются обобщенно, например, структурным подразделениям префектуры, а к проекту прилагается перечень этих организационных структур.

Конкретные фамилии указываются только при рассылке документа префекту, руководителям префектуры, а также должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа.

В случае рассылки распорядительного документа в неподведомственные префектуре организации указываются адреса данных организаций с почтовым индексом.

При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку «без приложения» либо указать, какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

Рассылка печатается шрифтом 12.

3.2.2.13. Структура и оформление листа согласования проекта распорядительного документа префектуры

К каждому проекту распоряжения префектуры исполнитель составляет лист согласования по одной из форм приложений 2-3 к Регламенту, который печатается на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта документа.

Поля листа согласования: левое 10 мм, правое 35 мм, верхнее 25 мм, нижнее 20 мм. Размер шрифта листа согласования –14.

В случае если визы согласований не умещаются на одном листе, оформляется продолжение листа согласования по форме:

Продолжение листа согласования

к распоряжению префектуры

от «____»___________201__ г.

Реквизиты листа согласования:

- Вопрос внесен;

- Проект распоряжения представлен;

- Исполнитель;

- Проект распоряжения согласован.

Все реквизиты печатаются прописными буквами в именительном падеже.

Реквизит «ВОПРОС ВНЕСЕН»:

- для распоряжений префектуры – указывается должность, инициалы и фамилия лица, в компетенции которого находится вносимый вопрос. Право внесения проекта документа на рассмотрение префекта имеют руководители префектурыили лица, их официально замещающие.

Реквизит «ПРОЕКТ РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕДСТАВЛЕН»:

– указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, являющегося ответственным исполнителем проекта документа. Право представления проекта документа, как ответственного исполнителя, имеют руководители структурных подразделений префектуры, территориальных подразделений отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы или лица, их официально замещающие.

Реквизит «ИСПОЛНИТЕЛЬ»:

– указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона специалиста структурного подразделения префектуры, территориального подразделения отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы, государственного бюджетного учреждения, находящегося в ведении префектуры,ГБУМосгорБТИ, подготовившего проект документа.

Реквизит «ПРОЕКТ РАСПОРЯЖЕНИЯ СОГЛАСОВАН»: указывается должность, инициалы и фамилии:

- руководителей префектуры, на которых возложено исполнение (или контроль) отдельных пунктов документа;

- руководителей структурных подразделений префектуры и территориальных подразделений отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы, в компетенции которых находится вопрос, руководителей организаций;

- глав органов местного самоуправления городских округов, поселений;

- начальника Юридического отдела префектуры;

- начальника отдела по работе с документами Управления делами префектуры;

- руководителя аппарата префектуры.

Согласование распоряжений префектуры по основной деятельности осуществляется по форме листа согласования согласно приложению 2 к Регламенту.

При внесении в ранее утвержденное распоряжение префектуры изменений, связанных с обнаружением технических ошибок, допущенных исполнителем, согласование проекта распоряжения производится в сокращенном варианте:

- исполнитель,

- ответственный исполнитель;

- должностное лицо, внесшее проект,

- начальник Юридического отдела префектуры;

- начальник отдела по работе с документами Управления делами префектуры;

- руководитель аппарата префектуры.

3.2.2.14. Особенности оформления виз согласования приказов префектуры.

При получении виз согласования на проектах приказов префектуры допускается упрощенный порядок визирования, при котором визы и даты согласования проставляются в нижней части последнего листа документа ниже реквизита подписи руководителя с расшифровкой фамилии и указанием должности должностного лица, визирующего документ. Допускается оформление виз согласования и списка рассылки приказов префекта на оборотной стороне последнего листа приказа.

Пример оформления приказа – приложение 3 к Регламенту.

3.2.3. Порядок согласования проектов распоряжений префектуры

3.2.3.1. Организация процесса согласования проектов распоряжений префектуры

Согласование проектов распоряжений префектуры с должностными лицами, указанными в листе согласования, осуществляется исполнителем.

Если исполнителем документа является сотрудник территориального подразделения отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы, то на этапе согласования проекта документа должностными лицами префектуры возможна передача проекта от одного должностного лица, визирующего документ, другому должностному лицу через секретарей (минуя стадию возврата исполнителю).

В целях ускорения процесса согласования исполнитель может направлять копии проекта одновременно нескольким согласующим органам, используя личные посещения или курьерскую связь.

Ответственность за идентичность всех направляемых на согласование копий проекта возлагается на исполнителя.

Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается. Применение электронной почты, каналов связи в рамках локальной сети для согласования возможно после принятия решения и соответствующих документов по организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи.

3.2.3.2. Сроки согласования

Проект распоряжения префектуры должен быть согласован (либо в согласовании отказано) в срок не более трех рабочих дней с момента поступления должностному лицу, визирующему документ, с обязательным указанием даты визирования.

В случае, когда необходимо согласовать проект распоряжения с организациями, деятельность которых координируют должностное лицо, срок согласования проекта распорядительного документа составляет пять календарных дней.

Префектом, руководителем префектуры может быть установлен иной срок согласования проекта распорядительного документа.

При оперативной подготовке проекта распорядительного документа по указанию префекта срок согласования не должен превышать двух рабочих дней с момента получения документа согласующим должностным лицом, структурным подразделением префектуры, отраслевым или функциональным территориальным подразделением органа исполнительной власти города Москвы.

В случае непредставления исполнителю информации о результатах рассмотрения документа в указанный срок, документ считается согласованным по умолчанию.Исполнитель оформляет в произвольной форме служебную записку на имя префекта о несоблюдении должностным лицом (согласующим органом) срока согласования (с указанием регистрационного номера и даты поступления проекта распоряжения согласующему органу), подписанную руководителем префектуры, вносящим проект на рассмотрение префекта.

Срок действия визы согласования на проекте распоряжения префектуры - не болеечетырех месяцев со дня ее получения.

В случае необходимости продления срока действия согласованияисполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в произвольной форме или дополнительным визированием в течение трехрабочих дней.

3.2.3.3. Оформление согласования

Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.

Право согласования проекта распорядительного документа имеют руководители территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы, руководители структурных подразделений префектуры, руководители организаций, а также лица, их официально замещающие.

Подпись руководителя территориального подразделения отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы,и официально замещающего его лица, а такжеподпись руководителя организации должна быть заверена печатью.

Использование факсимильной подписи взамен собственноручного росчерка должностного лица, согласующего проект распорядительного документа (включая приложения), запрещено.

Если документ состоит из двух или более листов, то оборотная сторона каждого листа (включая приложения) должна быть завизирована (с обязательным указанием номера бланка, на котором напечатан первый лист документа) начальником Юридического отделапрефектуры (для распоряжений префектуры по основной деятельности и приказов префектуры).

Каждый лист приложения к распоряжению (приказу) должен быть завизирован должностным лицом, вносящим проект распоряжения на рассмотрение префекта. Виза проставляется в нижнем правом углу с лицевой стороны каждого листа приложения.

В случае если приложением к распоряжению является смета (расчет) расходов денежных средств, каждый лист сметы должен быть завизирован руководителем префектуры, вносящим проект распоряжения на рассмотрение префекта, а также начальником Управления бухгалтерского учета и отчетности префектуры - главным бухгалтером.

3.2.3.4. Оформление разногласий

В случае наличия замечаний по проекту распоряжения префектуры должностное лицо, визирующее документ, на листе согласования рядом с подписью указывает: «сзамечаниями. Замечания прилагаются». Замечания излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа. Замечания согласующего органа должны содержать обоснования (экономического, юридического характера и др.), как правило, со ссылкой на соответствующий правовой акт, на основании которого предлагаются изменения и дополнения в представленный проект распорядительного документа.

Разногласия между согласующими органами оформляются ответственным исполнителем письмом на имя префекта за подписью руководителя префектуры, вносящего проект на рассмотрение. В письме должны быть указаны спорные пункты проекта документа, изложение точек зрения исполнителя и согласующего органа (должностного лица), обоснование окончательной редакции проекта. Письмо о разногласиях прилагается к проекту распорядительного документа.

При этом на листе согласования исполнитель указывает: «лист разногласий прилагается».

Окончательное решение по урегулированию разногласий по проекту распоряжения префектурыпринимается префектом.

Внесение в проект распоряжения префектуры незначительных, не меняющих сути документа изменений (стилистических, редакционных, грамматических и др.), не влечет за собой повторного визирования проектавсемисогласующими должностными лицами. В этом случае к окончательному варианту проекта прикладываются предыдущие варианты с согласующими визами.

При этом, лист согласования окончательного варианта проекта дополняется следующим реквизитом: ниже каждого реквизита «виза» в графе «Проект распоряжения согласован» исполнитель вносит надпись «(виза на листе согласования)» или «(письмо от ... №...)» и указывает дату визирования.

В случае если проект распорядительного документа согласован с замечаниями, делается надпись: «(виза на листе согласования с замечаниями, замечания учтены)» или «(письмо от ... №... с замечаниями, замечания учтены)».

В случае отсутствия визы в связи с нарушением срока согласования делается надпись: «(согласование не получено)».

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект распорядительного документа.

Окончательный вариант проекта распоряжения префектуры в обязательном порядке должен быть завизирован:

- исполнителем,

- ответственным исполнителем, представившим проект;

- должностным лицом, внесшим проект;

- начальником Юридического отдела префектуры;

- начальникомотдела по работе с документами Управления делами префектуры;

- руководителем аппарата префектуры.

После получения всех виз согласования, за исключением визы руководителя аппарата префектуры, исполнитель представляет в отдел по работе с документами Управления делами префектурыпроект распоряжения префектуры, к которому должны быть приложены все согласованные экземпляры проекта распоряжения (с замечаниями), копии распорядительных документов, названных в тексте проекта, а также копия проекта распоряжения на магнитном носителе /электронной почтой.

3.2.4. Контроль соответствия проектов распорядительных документов префектуры законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и города Москвы, требованиям Регламента префектуры

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с руководителями префектуры, руководителями территориальных подразделений отраслевого или функционального органа исполнительной власти города Москвы возлагается на должностные лица, внесшие проект распорядительного документа.

Подготовленные в соответствии с требованиями настоящего Регламента проекты распорядительных документов в целях контроля их соответствия законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и города Москвы, действующим распоряжениям и приказам префектуры представляются исполнителем в Юридический отдел префектуры, который осуществляет юридическую экспертизу представленных проектов.

К проекту документа прилагаются:

- все согласованные экземпляры проекта распорядительного документа (с визами руководителей префектуры, руководителей территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов исполнительной власти города Москвы и других должностных лиц, с письмами (служебными записками) о согласовании либо о наличии замечаний, дополнений, разногласий);

- копии распорядительных документов, упоминаемых в тексте проекта (при больших объемах указанных документов допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страницы, а также тех страниц, на которые есть указания или ссылки в тексте проекта распорядительного документа);

- справка за подписью должностного лица, внесшего проект, с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков исполнения распорядительных документов (для проектов документов о ходе выполнения или внесении изменений (дополнений) в ранее принятые распорядительные документы в случае их невыполнения);

- копии учредительных документов организаций, названных в тексте, подтверждающих название и определяющих их организационно-правовую форму;

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

- копии контрактов, договоров, соглашений, решений конкурсных комиссий, являющиеся основанием для принятия (издания) распорядительного документа, заверенные в установленном порядке;

- справки территориального бюро технической инвентаризации на передаваемые или предоставленные площади (выписки из технического паспорта на здание);

- пояснительная записка за подписью должностного лица, внесшего или представившего проект распорядительного документа, в которой объясняется необходимость принятия данного документа, излагается правовая основа и анализируются возможные последствия (для проектов распоряжений префектуры, подготовленных по инициативе исполнителя в связи с необходимостью решения задач по управлению округом);

- копия распорядительного документа, подтверждающего передачу полномочий одного должностного лица другому (в случае согласования проекта распорядительного документа должностным лицом, исполняющим обязанности другого);

- другие документы, являющиеся обоснованием необходимости принятия представленного проекта документа.

3.2.4.1.Юридический отдел префектурыосуществляет:

- контроль соответствия представленного проекта распоряжения (приказа) законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, правовым актам города Москвы, действующим распоряжениям и приказам префектуры;

- проведение антикоррупционной экспертизы представленного проекта распоряжения префектуры (приказа префектуры);

- правовую экспертизу пакета документов к проекту распоряжения об утверждении адреса объекта недвижимости;

- контроль соответствия представленного проекта распоряжения (приказа) Регламенту префектуры, включающий в себя: проверку правильности определения вида документа, наличия заголовка, его соответствия содержанию текста; наличия обязательного пункта о контроле,при необходимости пункта об отмене, признании утратившим силу или изменении ранее принятого документа; указания при необходимости на обязательность опубликования;наличия всех необходимых согласований, действительность согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования).

При наличии согласования Юридическогоотделапрефектуры с заключением (особым мнением Юридическогоотделапрефектурыпо представленному проекту распорядительного документа) лицо, вносящее проект документа на рассмотрение префекта, обязано оформить записку на имя префекта с изложением особого мнения Юридическогоотделапрефектурыпо представленному проекту распорядительного документа.

3.2.4.2.Контроль соответствия представленного проекта распоряжения префектуры, приказа префектуры по основной деятельности требованиям настоящего Регламента осуществляет отдел по работе с документами Управления делами префектуры. Данный контроль включает:

- проверку правильности использования бланка, правильности оформления (структура текста, соотношение мотивировочной и распорядительной частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие ссылок на приложения к документу, наличия обязательного пункта о контроле, правильность наименований органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц, указание сроков исполнения, оформления подписи; указание справочных данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);

- проверку комплектности представленных документов;

- проверку листа согласования (наличие всех необходимых согласований).

Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом правил, подлежит возврату с указанием замечаний.

3.2.4.3.Контроль за соответствием проектов приказов по личному составу требованиям Регламента осуществляет Отдел государственной службы и кадров префектуры.

3.2.5. Подготовка проекта распорядительного документа префектуры на магнитном носителе

После проведения контроля соответствия представленного проекта распорядительного документа префектуры требованиям Регламента исполнитель оформляет электронную копию окончательного варианта проекта распорядительного документа на магнитном носителе.

Текст документа на магнитном носителе должен быть подготовлен в текстовом редакторе в соответствии с требованиями п.3.2.2.3. настоящего Регламента и полностью соответствовать документу на бумажном носителе.

Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет исполнитель.

После получения всех виз согласования (кроме визы руководителя аппарата префектуры и начальника отдела по работе с документами Управления делами префектуры) исполнитель обязан дополнить лист согласования на магнитном носителе следующими реквизитами: ниже каждого реквизита «виза» вносится надпись «(виза на листе согласования)» или «(согласовано письмом от….№….)» и указывается дата визирования.

В случае наличия разногласий делается надпись «(лист разногласий прилагается)».

В случае если проект распорядительного документа согласован с замечаниями, делается надпись: «(виза на листе согласования с замечаниями, замечания учтены)» или«(письмо от ... №... с замечаниями, замечания учтены)».

Допускается использование электронной почты префектуры для передачи электронной копии окончательного варианта проекта распорядительного документа в отдел по работе с документами префектуры.

3.2.6. Порядок представления проекта распорядительного документа для рассмотрения и утверждения

3.2.6.1. Проекты распорядительных документов считаются представленными на рассмотрение префекта и руководителя аппарата префектуры после получения визы начальника отдела по работе с документами Управления делами префектуры.

Представлениевотдел по работе с документами Управления делами префектурыпроектов распорядительных документов (совместнос делом распорядительного документа) на бумажном и магнитном носителях осуществляется исполнителем документов лично в отведенное для этого время (с 9.00 до 12.30).

3.2.6.2. Отдел по работе с документами Управления делами префектурыосуществляет:

- проверку проекта распорядительного документа в соответствии с пунктом 3.2.4.2. настоящего Регламента;

- проверку идентичности текстов на бумажном и магнитном носителях;

- редактирование текста проекта;

- возврат (при необходимости) исполнителю проекта документа и магнитного носителя на доработку;

- внесение проекта распорядительного документа в базу данных отдела по работе с документами Управления делами префектуры;

- передачу дела проекта распорядительного документа на согласование руководителя аппарата префектуры;

- передачу дела проекта распорядительного документа на подписьпрефекта;

- информирование исполнителя о результатах рассмотрения проекта документа и возврат отклоненного проекта;

- регистрацию распорядительного документа;

- подготовку к размножению;

- обработку тиража копий;

- рассылку копий распорядительного документа (включая систему электронного документооборота Правительства Москвы(далее - СЭДО ПМ);

- компьютерную обработку данных по внесению изменений в распорядительные документы или признании их утратившими силу вновь принятыми распорядительными документами;

- формирование дела распорядительного документа для последующей передачи на хранение.

3.2.6.3. При положительном решении начальник отдела по работе с документами Управления делами префектуры, проводящий экспертизу проекта документа, визирует проект на листе согласования. При отрицательном решении – проект возвращается исполнителю на доработку. Завизированный проект распорядительного документа префектуры представляется начальником отдела по работе с документами Управления делами префектуры(по личному составу – начальник Отдела государственной службы и кадров префектуры) руководителю аппарата префектуры, который принимает решение о готовности проекта распорядительного документа для подписания префектом.

3.2.7. Доработка проектов распорядительных документов префектуры

Подписанные или отклоненные от подписи распорядительные документы поступают в отдел по работе с документами Управления делами префектуры(в случае отказа – с указанием причины отказа в подписании или замечаниями, изложенными устно или письменно на тексте проекта).

Информацию о принятом должностным лицом решении, а в случае необходимости доработки, проект распорядительного документа, исполнитель может получить в отделепо работе с документами Управления делами префектуры. Ответственность за своевременность получения информации несет исполнитель.

Доработка проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений в срок не более трех рабочих дней, если префектом не установлен иной срок.

Ответственность за своевременную доработку проектов распорядительных документов несут должностные лица, внесшие и подготовившие проект.

Проекты распорядительных документов после доработки вновь поступают в отдел по работе с документами Управления делами префектурыдля контроля соответствия проекта требованиям Регламента префектуры и последующей передачи на подпись руководителю аппаратапрефектуры и префекту.

3.2.8. Подписание распорядительных документов префектуры

Распоряжения префектуры и приказы префектурыподписывает префект или должностное лицо, исполняющее его обязанности, на бланках установленного для данных видов документов образца.

При оформлении распорядительного документа на двух или более страницах должность префекта пишется полностью «Префект Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы».

В случае, когда приказ или распоряжение подписано должностным лицом, исполняющим обязанности префекта, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности префекта» и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение (приказ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

3.2.9. Регистрация, формирование дел, создание базы данных и рассылка распорядительных документов префектуры

Распоряжения префектуры и приказы префектуры по основной деятельности после их подписания сдаются в отдел по работе с документами Управления делами префектуры, где регистрируются, тиражируются и рассылаются согласно списку рассылки в течение трех рабочих дней (с учетом тиражирования). В случае необходимости рассылка осуществляется оперативно (в день выпуска документа).

Приказы префектуры по личному составу после их подписания сдаются в Отдел государственной службы и кадров префектуры, где регистрируются, тиражируются и рассылаются согласно списку рассылки в течение двух рабочих дней. В случае необходимости рассылка осуществляется оперативно (в день выпуска документа).

3.2.9.1. Регистрация распорядительных документов префектуры

Регистрация распорядительных документов производится в течение года в порядке возрастания номеров раздельно по видам документов с добавлением следующей аббревиатуры:

- распоряжения префектуры по основной деятельности – РП;

- приказы префектуры по основной деятельности – ПП;

- приказы префектурыпо личному составу – К (со сроком хранения 75 лет);

- приказы префектуры по личному составу – КВ (со сроком хранения 5 лет);

Датой указанных документов является дата их регистрации, совпадающая с датой подписания.

3.2.9.2. Создание базы данных распорядительных документов префектуры

Отдел по работе с документами Управления делами префектуры создает в СЭДО ПМполнотекстовую базу распоряжений префектуры по основной деятельности и приказов префектурыпо основной деятельности с заполнением регистрационной карточки с указанием наименования распоряжения (приказа), регистрационного номера, даты подписания документа.

Отдел государственной службы и кадров префектуры создает базу данных приказов префектурыпо личному составу в автоматизированной программе «АС Кадры Правительства Москвы» с указанием наименования документа, регистрационного номера, даты подписания документа.

3.2.9.3. Формирование дел распорядительных документов префектуры

Подписанные префектом распорядительные документы формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров, в соответствии с установленным порядком регистрации распорядительных документов:

отдел по работе с документами Управления делами префектуры:

- дело распоряжений префектуры по основной деятельности;

- дело приказов префектурыпо основной деятельности;

отдел государственной службы и кадров префектуры :

- дело приказов префектурыпо личному составу (со сроком хранения 75 лет);

- дело приказов префектуры по личному составу (со сроком хранения 5 лет).

Дело распорядительного документа включает в себя:

- подлинник распорядительного документа;

- приложения к распорядительному документу;

- все экземпляры проекта распорядительного документа, имеющие визы, пометки согласующих;

- листы согласований и листы разногласий (если имеются);

- документы, послужившие основанием для принятия распорядительного документа.

Подлинники распоряжений, а также приказов по основной деятельности хранятся в отделепо работе с документами Управления делами префектуры в течение двух лет, затем передаются в архив префектурына постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники приказов префектурыпо личному составу хранятся в Отделе государственной службы и кадров префектуры в течение двух лет, затем передаются в архив префектуры на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

3.2.9.4. Оформление и рассылка копий распорядительных документов префектуры

Подписанные документы тиражируются, заверяются печатью отделапо работе с документами Управления делами префектурыи рассылаются в соответствии со списком рассылки.Приложение является неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежит рассылке в соответствии со списком рассылки.

Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью отделапо работе с документами Управления делами префектуры или Отделом государственной службы и кадров префектуры, наделенного правом заверения документов.

3.2.9.5. Замена ранее разосланных экземпляров (частей) распорядительного документа префектуры

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или отдельных частей (при обнаружении орфографических или технических ошибок) может быть произведена только с разрешенияруководителя аппарата префектуры. Как правило, внесение изменений в связи с обнаружением орфографических и технических ошибок производится путем издания соответствующего распорядительного документа.

При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае отдел по работе с документами Управления делами префектурыоформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов делается надпись на каждой странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы – дату, номер и название указывать не обязательно).

Подлинник распорядительного документа дополняется заменяемым листом (листами) с пометкой «взамен разосланного».

3.3. Порядок выдачи копий распорядительных документов префектуры

Заверенные печатью отделапо работе с документами Управления делами префектурыкопии распорядительных документов префектуры рассылаются в соответствии со списком рассылки, указанным в каждом конкретном документе.

Дополнительные копии распорядительных документов, заверенные печатью отделапо работе с документами Управления делами префектуры,выдаютсяна основании письменной обоснованной заявки за подписью руководителя префектуры, главы органа местного самоуправления городского округа, поселения с обязательной резолюцией руководителя аппарата префектуры.

В случае утери в структурном подразделении ранее направленной согласно списку рассылки копии документа к заявке должна быть приложена объяснительная записка работника, утратившего документ.

На основании резолюции руководителя аппаратаотдел по работе с документами Управления делами префектурывыполняет заявку в 3-х календарных/ рабочих дней.

В случае необходимости в получении копии заверенных уполномоченными лицами префектуры документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя, в том числе находящихся в архиве префектуры граждане и организации обращаются с письменным запросом в отдел по работе с документами Управления делами префектуры.

Запрос о предоставлении государственной услуги предоставление заверенных уполномоченными лицами префектуры документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя, в том числе находящихся в архиве префектуры оформляется по форме приложения 6 к Регламенту.

В целях свидетельствования верности копии распорядительного документа, нотариусом, по запросу заявителя, на копии может быть проставлена отметка о том, что подлинный документ находится в префектуре.

В случае нахождения подлинников распорядительных документов в Главном архивном управлении города Москвы (Главархив Москвы) граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии распорядительного документа префектуры в Главархив Москвы.

Не допускается выдача копий распорядительных документов (в том числе незаверенных ксерокопий) юридическим и физическим лицам сотрудниками подразделений префектуры, в должностные обязанности которых эта функция не входит.

3.4. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы префектуры.Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа В целях поддержания в актуальном состоянии распорядительных документов префектуры ответственные исполнители документов периодически, не реже 1 раза в год, осуществляют работу по выявлению распорядительных документов требующих, внесения изменений, подлежащих отмене или признанию утратившими силу. Распорядительные документы префектуры, нуждающиеся в отмене или признании утратившими силу, подлежат отмене или признании утратившими силу путем издания соответствующего распорядительного документа с формулировкой соответственно: «отменить» или «признать утратившим (и) силу». Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа производится в порядке, установленном настоящим Регламентом для вновь принимаемого распорядительного документа. Утратившими силу признаются распорядительные документы: - выполненные; - фактически утратившие силу; - ограниченного срока действия, если срок их действия истек; - в связи с изменением законодательства. Распорядительные документы префектуры признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное. Распорядительные документы префектуры подлежат отмене: - если документ не вступил в силу; - по решению Мэра Москвы, Правительства Москвы; - по решению суда; - по протесту прокуратуры. Распорядительные документы префектуры отменяются с момента их принятия и не имеют правовых последствий. Если в распорядительном документе имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный распорядительный документ, он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.

Если в пункте, подпункте или абзаце распорядительного документа наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.

Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента документа соответственно, создает новую редакцию распорядительного документа и не является внесением изменений.

3.5. Организация контроля за выполнением распоряжений префектуры и приказов префектуры по основной деятельности

3.5.1. Организация контроля за выполнением распоряжений префектуры и приказов префектуры по основной деятельности (по вопросам делопроизводства и исполнительской дисциплины) осуществляется должностными лицами префектуры, на которых возложен контроль в целом по документу.

3.5.2. Сроки исполнения распорядительных документов префектуры указываются в тексте самих документов. При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется с даты подписания распорядительного документа.

3.5.3. Продление сроков исполнения распорядительных документов префектуры осуществляется префектом на основании мотивированной информации, представленной ответственным исполнителем.

3.5.4. Снятие с контроля распоряжений префектуры и приказов префектурыпо основной деятельности осуществляется распоряжением, приказом префектуры соответственно. Подготовка распоряжений префектуры (приказов) о снятии с контроля распорядительных документов префектуры в связи с их выполнением возлагается на структурные подразделения, выступающее в качестве исполнителей по подготовке данных документов.

4. Порядок работы с договорами, контрактами и соглашениями

4.1. Общие положения

4.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых префектом и уполномоченными должностными лицами префектуры с субъектами договорных отношений в пределах полномочий, возложенных на префектуру соответствующим положением, определяется действующим федеральным законодательством, законодательством города Москвы.

4.1.2. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города Москвы, заключаемых префектом по поручению Мэра Москвы и являющихся составной частью системы правовых актов города, регулируется Регламентом Правительства Москвы (раздел 5). В пределах, закрепленных за префектурой полномочий, префект может заключать соглашения по конкретным предметам правого регулирования в развитие ранее заключенных договоров и соглашений города.

4.1.3. Договоры и соглашения, заключаемые от имени префектуры, подписываются префектом.

4.1.4. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров и соглашений префектуры префект может передавать должностным лицам префектуры (руководители префектуры, начальники структурных подразделений, начальник Управления делами)

4.1.5. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание договоров и соглашений должностным лицам префектуры, определенным пунктом 4.1.4. настоящего Регламента, оформляется приказом префектуры.

4.1.6. Указанные полномочия подтверждаются доверенностью(приложение 7 к настоящему Регламенту), оформленной и заверенной.

4.2. Основные требования к оформлению договоров, контрактов и соглашений префектуры

4.2.1 Договоры (контракты) и соглашения префектуры должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, законами города Москвы и иными нормативными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

4.2.2 Подписываемые договоры (контракты) и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- раскрытие используемых терминов и понятий;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- срок исполнения обязательств по договорам (контрактов);

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (контракт) или соглашение;

- подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором (контрактом) или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договора (контракта) и соглашения удостоверяется печатью (уполномоченного лица от префектуры – гербовой печатью префектуры).

При подготовке текста договора (контракта) или соглашения стороны не должны включать положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являются обязательными к их исполнению.

Приложения к договорам (контрактам) и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

4.2.3. Тексты проектов договоров (контрактов) по размещению городского государственного заказа, финансируемых за счет средств бюджета города Москвы, проходят в обязательном порядке согласование в Службе по организации конкурсов и аукционов префектуры и Управлении бухгалтерского учета и отчетности префектуры.

4.3.Юридическая экспертиза, регистрация, выполнение, контроль за выполнением и хранение договоров, контрактов и соглашений префектуры

4.3.1.Все проекты договоров, контрактов и соглашений префектуры должны проходить обязательную юридическую экспертизу в Юридическом отделе префектуры.

Отделы и управления префектуры должны соблюдать следующий порядок прохождения договоров, контрактов и соглашений через Юридический сектор префектуры:

- подготовленный проект договора, контракта или соглашения представлять в отпечатанном виде начальнику Юридического отдела префектуры;

- вместе с проектом необходимо представлять все приложения, указанные в тексте документа;

- вся необходимая информация, касающаяся визирования документов, должна представляться по запросу Юридического отдела префектуры в обязательном порядке;

- рассмотрение проектов договоров, контрактов и соглашений в Юридическомотделе префектуры осуществляется в срок не более двух рабочих дней.

4.3.2. При осуществлении закупок, финансируемых за счет средств бюджета города Москвы, регистрация всех вновь заключаемых префектурой договоров, государственных контрактов и соглашений осуществляется в порядке,предусмотренном положением о Контрактной службе префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы, утвержденным распоряжением префектуры.

4.3.3.Последующий контроль за выполнением договора (контракта) или соглашения осуществляют соответствующие структурные подразделения префектуры в рамках их компетенции.

4.3.4.Подлинники указанных договоров (контрактов) и соглашений являются документами сроком хранения 5 лет (решение об уничтожении принимает постоянно действующая Экспертная комиссия префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы), по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянного хранения и формируются в отдельное дело, номер которого соответствует индексу, указанному в номенклатуре дел.

Оперативное хранение вышеуказанных подлинников осуществляется в Управлении бухгалтерского учета и отчетностипрефектуры. После выполнения сторонами договорных обязательств, составления соответствующего акта сверки взаимных расчетов, снятия префектом с контроля и списания в дело они хранятся в Управление бухгалтерского учета и отчетностипрефектуры в течение2 лети передаются на постоянное хранение в архив префектуры.

Ознакомление с договорами (контрактами) и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.4. На основании решения Рабочей группы по вопросам завершения реализации инвестиционных контрактов (договоров) Градостроительно-земельной комиссии города Москвы (рабочая группа) от 16.06.2014г. протокол №20, утвержденного заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы по вопросам экономической политики и имущественно-земельных отношений Сергуниной Н.А., до внесения соответствующих изменений, префектура подготавливает проекты протоколов предварительного (итогового) распределения жилой и нежилой площади, а также акты о результатах реализации (частичной реализации) инвестиционных проектов, согласовывает их с инвесторами и направляет для дальнейшего оформления в Департамент городского имущества города Москвы.

4.4.1. В целях соблюдения срока подготовки префектурой и согласования с инвестором (не более 15 рабочих дней) проекта протокола предварительного (итогового) распределения жилой и нежилой площади и актов о результатах реализации (частичной реализации) инвестиционных проектов:

4.4.1.1. Отдел по работе с документами Управления делами префектуры осуществляет передачу в Управление строительства, реконструкции, землепользования префектуры оригиналов проекта протокола предварительного (итогового) распределения жилой и нежилой площади, а также акта о результатах реализации (частичной реализации) инвестиционных проектов в день их поступления в префектуру.

4.4.1.2. Началом срока рассмотрения проектов документов (п.4.4.1.1.) префектурой считается момент их поступления в префектуру.

4.4.2. Управление строительства, реконструкции, землепользования префектуры осуществляет сопровождение проекта протокола предварительного (итогового) распределения жилой и нежилой площади и акта о результатах реализации (частичной реализации) инвестиционного проекта в процессе согласования в структурных подразделениях Правительства Москвы. При поступлении замечаний и предложений согласующих инстанций совместно с инвестором организует доработку проекта при условии отсутствия спорных вопросов. В случае задержки согласования городскими структурами сверх установленных сроков Управление строительства, реконструкции, землепользования префектуры готовит соответствующие письма по ускорению согласования.

5. Порядок рассмотрения документов ограниченного распространения, а также содержащих конфиденциальную информацию

5.1. Работа с документами ограниченного распространения определяется действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы, перечнем сведений конфиденциального характера, настоящим Регламентом и отдельными распоряжениями и приказами префектуры.

5.2. Конфиденциальное делопроизводство в префектуре организуется на основании приказа (распоряжения) префектуры «О назначении лиц ответственных за ведение конфиденциального делопроизводство». Документы (проекты) с пометкой «ДСП» фиксируются СЭДО ПМ. Переговоры конфиденциального характера ведутся в защищаемых помещениях.

5.3. Отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

Основанием для отнесения документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:

- защита информации, составляющей служебную тайну;

- защита информации, составляющей коммерческую тайну;

- защита информации, составляющей профессиональную тайну;

- защита информации, составляющей личную или семейную тайну граждан;

- защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами;

- защита персональных данных граждан (физических лиц);

- защита персональных данных государственных гражданских служащих города Москвы;

- защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.

5.4. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в документе, отнесенном к категории ограниченного распространения:

- права, свободы и обязанности человека и гражданина;

- полномочия органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы, а также правовое положение подведомственных Правительству Москвы организаций;

- состояние окружающей среды;

- деятельность органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы;

- использование бюджетных средств;

- иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.

5.5. Недопустимо отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:

- содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем, определенным пунктом 5.4. настоящего Регламента;

- внесения изменений, отмены и признании утратившим силу документа, не отнесенного к категории ограниченного распространения.

5.6. Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, при наличии сведений конфиденциального характера в следующем порядке:

- по распорядительным документам – префектом, в т.ч. и по предложениям ответственного за внесение проекта распорядительного документа;

- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) должностным лицом, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя;

- по кадровым вопросам – отделом государственной службы и кадровпрефектуры на стадии создания проекта распорядительного документа при включении в него персональных данных и иных сведений в соответствии с приложением 10 к настоящему регламенту и оформляется пометкой «Конфиденциальная информация».

5.7. Должностные лица префектуры, принявшие решение об отнесении документа к категории «Для служебного пользования», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

5.8. Учет (регистрация) документов, поступающих в префектуру, имеющих пометку «ДСП» (для служебного пользования), «ОП» (ограниченного пользования), а также содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство, назначенным приказом префектуры.

5.9. Документы с пометкой «ДСП» или содержащие конфиденциальную информацию поступают в префектуру следующими способами:

- фельдъегерской связью (в рабочее время принимает сотрудник отдела по работе с документами Управления делами префектуры, вне рабочего времени ответственный дежурный – сотрудник Приемной префектуры);

- через почтовое отделение связи;

- через СЭДО ПМ(карточка учета);

- курьерским способом или лично заявителем.

В данном случае документ принимаетсотрудник отдела по работе с документами Управления делами префектуры.Сотрудник отдела по работе с документами Управления делами префектурыдолжен оповестить и передать данный документ либо конверт под подпись ответственномуза ведение конфиденциального делопроизводства.

5.10. При поступлении данных документов в отдел по работе с документами Управления делами префектуры обязательно проверяется количество листов, количество экземпляров, наличие приложений.

5.11. Поступившие документы ограниченного пользования, передаются ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства под подписьв журнале передачи документов на регистрацию

5.12. Если на этапе регистрации служебной корреспонденции, обращений граждан, ответственный сотрудник отдела по работе с документами Управления делами префектурыобнаружит в информации признаки конфиденциальности, то этот документ в обязательном порядке регистрируется в разделе регистрации документов ограниченного пользования СЭДО ПМи под подписьв журнале передается ответственному за конфиденциальное делопроизводство. Ответственный за конфиденциальное делопроизводство проставляет на данном документе пометку «ДСП».

После передачи документов ответственный за конфиденциальное делопроизводстворегистрирует документы за своим номером, в журнале учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов(Ф-27), так и в журнале учета пакетов.

5.13. Документы учитываются поэкземплярно, с указанием количества листов документа и отдельно листов приложений. К присвоенному номеру в штампе документа и в журнале регистрации добавляется пометка «ДСП».

5.14. После регистрации документа, ответственный за конфиденциальное делопроизводство представляет документ префекту через ответственного специалистаОтдела префекта под подписьв журнале. В последующем данный документ доводится в структурное подразделение префектуры по компетенции поставленных вопросов для дальнейшего его исполнения. Контроль за исполнением данных документов осуществляет ответственный за конфиденциальное делопроизводство. Документ с пометкой «ДСП» у исполнителя в структурном подразделении хранятся отдельно от других документов. После исполнения и подписания, документ возвращается ответственному за конфиденциальное делопроизводство префектуры для снятия с контроля, отправки и подшивки в дело.

5.15. Документы, поступившие в префектуру и уже имеющие пометку «ДСП»,передаются ответственному за конфиденциальное делопроизводство подподпись.

5.16. Контроль за сроками исполнения документов с пометкой «ДСП»,осуществляет ответственный за конфиденциальное делопроизводство.

5.17. Доклад (ознакомление) документов «Для служебного пользования» производится в соответствии с их адресной частью, согласно резолюциям, поручениям должностных лиц на документах. Ответственным за исполнение документа является лицо, которое указано в резолюции (поручении) первым, если иное не оговорено особо.

5.18. Доступ к документам с пометкой «ДСП» имеют должностные лица и сотрудники аппарата префектуры в соответствии с утвержденными списками и учетом рассылки документов.

Условием для ознакомления должностного лица, сотрудника структурного подразделения префектуры с документами с пометкой «ДСП» является разрешение на работу с конкретным документом в соответствии с резолюцией (поручением) руководителя (должностного лица) структурного подразделения префектуры на документе (материале) и доведение до него (по решению руководителя структурного подразделения) под подписьсодержания обязательства о неразглашении сведений ограниченного распространения, отнесенных к служебной тайне.

5.19. Снятие копий с документа, имеющего пометку «ДСП»,производится только ответственным за конфиденциальное делопроизводство по заявке исполнителя. Копии документов с пометкой «ДСП» и выписки из них регистрируются за отдельными номерами. При этом на документах, а также в соответствующих журналах учета делается отметка с указанием даты копирования и количества экземпляров копий (выписок), номера листов или пунктов документов, которые копировались, а также регистрационных номеров копий выписок.

5.20. При отсутствии служебной необходимости в ограничении доступа к носителю информации (документу), наступлении (окончании) условий, не требующих сохранения ограничений по данному документу, ответственным за конфиденциальное делопроизводствоснимается пометка «Для служебного пользования», о чем делается запись в учетных документах.

5.21. Снятие пометки «ДСП» с документов производится при следующих условиях:

- при окончании срока (условий) ограничения в распространении (доступе) документа;

- при принятии решения должностным лицом, установившим ограничение в распространении документа, о снятии ограничения в его распространении;

- по результатам утвержденного решения (акта) постоянно-действующей по рассмотрению закрытых документов экспертной комиссии;

- при уточнении (пересмотре) тематики, информативности сведений (при выявлении нецелесообразности ограничения в доступе к ним), а также сроков (условий) ограничений в распространении документов, устанавливаемых своим или отраслевым, ведомственным перечнем или перечнем префектуры сведений ограниченного распространения.

5.22. При снятии пометки «ДСП» с документов, на лицевой стороне документа, обложке дела пометка «ДСП» погашается (зачеркивается) штампом или записью с указанием даты и номера акта (решения), в соответствии с которым она снимается. Аналогичные отметки вносятся в описи дел, номенклатуру дел и в соответствующие формы учета документов. В последующем принимаются меры по информированию всех адресатов, которым направлялись эти документы, о снятии ограничений в их распространении.

5.23. Отправка документов с пометкой «ДСП» в функциональные и отраслевые территориальные подразделения и др., за исключением структурных подразделений префектуры, может осуществляться в двойных пакетах (упаковках).Внутренний пакет (упаковка) оформляется в соответствии с изложенными требованиями. Внешний пакет оформляется как почтовое (заказное или ценное) отправление. Подтверждением отправки пакета является выдаваемая почтовым отделением квитанция.

6. Порядок работы с проектами распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы

6.1. Порядок согласования проектов распорядительных документов Мэра Москвыи Правительства Москвы, поступивших в префектуру на согласование

6.1.1. Все поступившие на согласование в префектуру проекты распорядительных документов вышестоящих органов исполнительной власти города Москвы (далее - проекты РД), подлежат обязательной регистрации в отделе по работе с документами Управления делами префектурыв срочном порядке в соответствии с установленной номенклатурой дел.

Зарегистрированные проекты РД с пометкой «Весьма срочно» направляются в Отдел префектав СЭДО ПМ.

Отдел префекта в первоочередном порядке готовит проект резолюции и представляет на подпись префекту.

6.1.2. Согласование поступивших в префектуру проектов РД Мэра Москвы и Правительства Москвы осуществляется в соответствии с требованиями п. 3.2.3.2. Регламента Правительства Москвы.

Ответственному исполнителю направляется оригинал проекта РД (при наличии).

6.1.3. Порядок исполнения поручения по согласованию проектов РД осуществляется в соответствии с требованиями п.9.3. настоящего Регламента.

Исполнители представляют свои замечания и предложения по проекту РД, руководствуясь требованиями, изложенными в пунктах 3.2.3.5-3.2.3.6. Регламента Правительства Москвы.

В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту РД, замечания указываются в тексте проекта РД (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывается: «с замечаниями по пункту...».

Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: «с замечаниями. Замечания прилагаются».

Подготовленный ответственным исполнителем проект ответа визируется начальником Юридического отдела префектуры по существу проекта РД, соисполнителями по поручению и направляется в отдел префекта.

6.1.4. Срок рассмотрения проектов РД, представленных на согласование, не должен превышать 7 календарных дней, с момента регистрации проекта РД в префектуре, в том числе для проектов законов, концепций и программ развития отраслей городского хозяйства, если иной срок не установлен Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы (для проекта распоряжения), заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы (для распоряжений заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы).

В случае, когда проект РД Мэра Москвы и Правительства Москвы необходимо согласовать с организациями и органами, деятельность которых координирует префект, срок согласования проекта распорядительного документа составляет 10 календарных дней.

При оперативной подготовке проекта РД по прямому указанию Мэра Москвы, сроки исполнения которого менее 35 календарных дней, префектура руководствуется сроками, установленными в приложении 17 к Регламенту Правительства Москвы.

При повторном представлении на согласование проектов РД, доработанных по замечаниям, согласование не должно превышать 5календарных дней, если иной срок не установлен Мэром Москвы, заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

В отдельных случаях в течениеодного рабочего дня может быть осуществлено согласование:

- проекта РДМэра Москвы и Правительства Москвы, фиксирующего итоги конкурсов по подбору инвесторов на реализацию инвестиционных градостроительных проектов (на основании оформленного решения комиссии);

- проекта РД Мэра Москвы и Правительства Москвы по организации приема зарубежных делегаций, прибывающих в Москву по приглашению Мэра Москвы и Правительства Москвы, и командированию за рубеж делегаций города Москвы, Правительства Москвы и должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы (согласование осуществляется при представлении смет расходов на указанные цели с соответствующими расчетами и обоснованиями к ним).

6.1.5. Согласование проектов РД Правительства Москвы осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования. В отдельных случаях подпись должностного лица, осуществляющего согласование, может быть заверена печатью. К проекту РД прилагается сопроводительное письмо за подписью префекта.

6.1.6. Согласование действительно в течение четырех месяцев, в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

6.1.7. Отдел префекта имеет право возвращать проект ответа ответственному исполнителю на доработку в случае:

- отсутствия виз соисполнителей или начальника Юридического отдела префектуры;

- несоответствия проекта ответа содержанию рассмотренного проекта РД;

- неполноты ответа (отсутствуют конкретные предложения: согласовать, согласовать с замечаниями, отказать в согласовании из-за наличия разногласий и т.п.);

- отсутствия пояснительной записки.

6.1.8. Подписанный префектом ответ, а также завизированный им проект РД направляется отделом по работе с документами Управления делами префектуру в первоочередном порядкепо СЭДО ПМ и курьером в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, в иные организации (комитеты, комплексы, департаменты и др.) или заказным письмом.

6.1.9. Ответственность за своевременную доставку рассмотренного проекта РДМэра Москвы и Правительства Москвы, исполненного с нарушением установленного срока рассмотрения или исполненного в последний день общеустановленного срока исполнения, несет ответственный исполнитель, который самостоятельно обеспечивает доставку данного проекта РД. Копия сопроводительного письма с отметкой соответствующей организации о его приеме возвращается исполнителем в отдел по работе с документами Управления делами префектуру.

7. Организация контроля и выполнения распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, протоколов совещаний заместителей Мэра Москвы и руководителей отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы

7.1. Виды распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы

Распорядительными документами Мэра Москвы, Правительства Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы являются указы, распоряжения, поручения Мэра Москвы, постановления и распоряжения Правительства Москвы, приказы и распоряжения заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

7.2. Сроки исполнения поручений по распорядительным документам Мэра Москвы, Правительства Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе, указывается в тексте распорядительного документа.

Срок выполнения распорядительного документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, срок исполнения документа в целом - один год с момента подписания распорядительного документа.

Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе Мэра Москвы и Правительства Москвы, может осуществляться в рамках срока по последнему пункту распорядительного документа должностным лицом, осуществляющим контроль за выполнением документа в целом, на основании документа, обосновывающего причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения поручения.

Продление сроков исполнения поручений по распорядительным документам вышестоящих органов исполнительной власти согласуется с должностными лицами, на которых возложен контроль, ими же принимается решение о снятии поручений, содержащихся в распорядительных документах, с контроля.

В случае, если распорядительный документ Мэра Москвы и Правительства Москвы не выполнен в целом в установленный срок, на имя Мэра Москвы направляется информация за подписью префекта с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения.

Решение о продлении срока исполнения распорядительного документа принимается соответственно Правительством Москвы или должностным лицом, подписавшим документ.

Распорядительный документ Мэра Москвы и Правительства Москвы снимается с контроля в Аппарате Мэра и Правительства Москвы на основании справки (отчета), содержащей информацию о выполнении всех поручений распорядительного документа, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом.

Снятие с контроля распорядительного документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы осуществляется по указанию руководства Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы путем внесения соответствующей информации в базу данных «Контроль распорядительных документов».

Основанием для снятия Контрольным управлением Мэра и Правительства Москвы распорядительного документа с контроля является:

- его выполнение;

- принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.).

7.3. Контроль исполнения

Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.

Контроль за выполнением распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы осуществляется в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы (п. 8.3).

Контролю подлежит выполнение поручений руководителей функциональных и отраслевых органов исполнительной власти города Москвы по протоколам совещаний.

Все распорядительные документы (РМ, РП, ПП, РЗМ, Указы, протоколы совещаний с конкретными поручениями в адрес префекта) направляются на первичное рассмотрение префекту.

Распорядительные документы, поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы в префектуру регистрируются в СЭДО ПМв соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При поступлении распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы фиксируются поручения по отдельным пунктам в соответствии с резолюцией префекта.

Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц исполнительной власти города, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

В целях качественного и своевременного исполнения распорядительных документов и протоколов устанавливается следующий порядок контроля:

При организации исполнения поручений исполнитель обязан осуществлять меры упреждающего контроля:

- при поступлении распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы осуществлять детальное планирование работы с целью его выполнения, и в установленные сроки готовить промежуточные доклады руководителю префектуры с анализом хода выполнения поручений и предложениями по дальнейшему исполнению;

- обеспечивать заблаговременное направление запросов в адрес заказчиков, инвесторов со ссылкой на конкретные пункты распорядительных документов и указанием сроков представления информации;

- обеспечивать согласованные действия соисполнителей поручений, как в аппарате префектуры, так и в других органах исполнительной власти и городских организациях, если контроль за выполнением распорядительного документа в целом возложен на префекта;

- обеспечивать в установленные сроки подготовку обобщенной информации с анализом выполнения распорядительного документа и предложениями по дальнейшему исполнению и контролю для централизованного представления информации в Аппарат Мэра и Правительства Москвы;

- заблаговременно обеспечивать проработку поручений по распорядительным документам Мэра Москвы и Правительства Москвы, по которым префектура является исполнителем по отдельным пунктам.

С целью предупредительного контроля отдел по работе с документами Управления делами префектуры совместно с Отделом префектаобеспечивает постановку поручений по распорядительным документам Мэра Москвы и Правительства Москвы на внешний и внутренний контроль (в базе данныхСЭДО ПМ) в соответствии с резолюцией префекта.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым. Соисполнители не позднее, чем запять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления ответа, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

В случае невыполнения поручения в установленный контрольный срок информация предоставляется на подпись префекту соответствующим руководителем префектурылично.

Информация о выполнении поручения направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвыза подписью префекта, руководителя префектуры (в соответствии с резолюцией).

Основанием для снятия Контрольным управлением Мэра Москвы и Правительства Москвы распорядительного документа с контроля является:

- его выполнение;

- принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.).

При поступлении телефонограммы-вызова на совещание в Контрольное управление Мэра Москвы по вопросу нарушения установленного срока выполнения контрольного поручения руководитель структурного подразделения направляет ответственного исполнителя, допустившего указанный факт, с материалами о состоянии выполнения поручения.

Подготовка информации в адрес Мэра Москвы или руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы о выполнении поручений, содержащихся в распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы по итогам отчетного периода возлагается на отдел по работе с документами Управления делами префектуры.

8. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

В префектуре установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами и децентрализованную работу с документами в структурных подразделениях префектуры.

8.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов

8.1.1. Обеспечение работы по рассмотрению документов и обращений граждан, поступающих в префектуру, осуществляют:

- отдел по работе с документами Управления делами префектуры;

- приемнаяпрефектуры;

- структурные подразделения префектуры;

- Отдел префекта.

8.1.2. Прием служебных документов и обращений граждан в префектуре осуществляется следующими способами:

- в системе электронного документооборота Правительства Москвы;

- через почтовое отделение связи;

- с использованием официального Интернет-портала префектуры ТиНАО города Москвы;

- с использованием факсимильной связи(кроме обращений граждан статья 4 Федерального закона РФ №59-ФЗ)

- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами;

- в виде телефонограмм;

- в ходе личного приема граждан должностными лицами префектуры;

При отправке служебной корреспонденции с использованием автоматизированных систем адресату направляется отсканированная электронная копия подлежащего отправке документа, а оригинал документа остается в месте его регистрации.

8.1.3. Регистрация и прохождение документов, поступивших в префектуру и отправляемых из префектуры осуществляется в СЭДО ПМ, а также любым из перечисленных способов, регламентируется настоящим Регламентом и отдельными распоряжениями префекта.

Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в префектуре осуществляется централизованно в СЭДО ПМотделом по работе с документами Управления делами префектуры, за исключениемфаксимильной связи.

Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ имеет право хождения без создания и использования копий на бумажном носителе.

8.1.4. Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и Интернет – портала префектурыбез использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

Допускается применение факсимильной связи для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

Допускается применение структурными подразделениями префектуры факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией в структурных подразделениях префектуры.

Регистрация факсимильных сообщений осуществляется в структурных подразделениях префектуры. Рассмотрение и подготовка ответа осуществляется по решению руководителя префектуры в зависимости от поставленных вопросов.

8.1.5. Централизованный прием сообщений, поступивших на официальный сайт префектуры, осуществляет отдел по работе с документами Управления делами префектуры. Регистрация осуществляется в отделе по работе с документами Управления делами префектуры в СЭДО ПМ.

Прием факсимильных сообщений и телефонограмм, поступающих в приемную префекта (по телефонам приемной), осуществляет Отдел префекта.

Прием и отправка телефонограмм, адресованных префекту,руководителям префектуры или подписанных ими, производится структурными подразделениями префектуры, обеспечивающими их деятельность, в соответствии с компетенцией.

Централизованный прием корреспонденции,доставленной в нерабочее время фельдъегерской службой из вышестоящих организаций, осуществляет оперативный дежурный префектуры.

8.1.5. Прием, первичная обработка, доставка корреспонденции осуществляется отдел по работе с документами Управления деламипрефектуры.

При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя и (или) на копии документа ставится штамп префектуры, дата и подпись сотрудника отделапо работе с документами Управления деламипрефектуры, принявшего документ.

При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней, по просьбе гражданина, ставится штамп префектуры с указанием даты поступления обращения в префектуру.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается дежурными специалистами префектуры с последующей передачей в отдел по работе с документами Управления деламипрефектуры(с указанием, какие документы доложены руководству в рабочем порядке) для ее обработки не позднее 8.30 следующего рабочего дня.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

8.1.6. Все конверты, поступившие в префектуру с документами, вскрываются.

Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в отдел по работе с документами Управления деламипрефектуры, принимаются только при вскрытых конвертах.

При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличиеудостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

8.1.7. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднеетрех рабочих дней с момента получения.

8.1.8. На всех документах и обращениях граждан, поступивших отдел по работе с документами Управления деламипрефектурыдо 14.00ч. текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в отдел по работе с документами Управления деламипрефектуры после 14.00ч., проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения,регистрируются в СЭДО ПМс указанием даты текущего дня с направлением документа, с пометкой «незамедлительно».

8.1.9. К документам, требующим срочного рассмотрения, относятся:

- документы, имеющие пометку срочности: «Срочно», «Весьма срочно»,«Оперативно», «Незамедлительно»;

- распорядительные документы Мэра Москвы и Правительства Москвы, содержащие поручения префектуре со сроками исполнения менее одного месяца;

- документы с сопроводительными письмами Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы-руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы либо лиц, официально их замещающих;

- документы, адресованные префекту и поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы,

- проекты распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы, поступившие на согласование;

- обращения членов Совета Федерации;

- телеграммы и уведомления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований и т.п.

- обращения об аварийных ситуациях в сфере ЖКХ.

- обращения о готовящихся (совершенных) террористических актах, иных действиях, направленных против общественной безопасности.

- обращения об угрозах жизни и здоровью граждан.

8.1.10. На первой странице документовотдел по работе с документами Управления деламипрефектуры (в отношении заявлений о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований) проставляется штамп с указанием регистрационного номера, даты текущего дня (дня поступления) и времени регистрации. Регистрация данных документов, а также заявлений о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований осуществляется сотрудниками отделапо работе с документами Управления деламипрефектурыв течениедвух часовв СЭДО ПМ.

Выполнение поручений по документам, требующим срочного рассмотрения, осуществляется в сроки, установленные настоящим Регламентом или поручением префекта.

8.1.11. Начальник отделапо работе с документами Управления деламипрефектурыили лицо, официально его замещающее, принимает решение о направлении поступивших документов адресатам:

- в почту префекта;

- в почту руководителей префектуры;

- в почту руководителей структурных подразделений;

- в почту глав органов местного самоуправления городских округов, поселений.

В почту префекта в обязательном порядке направляются:

- указы Президента Российской Федерации;

- законы, постановления, решения Государственной ДумыФедерального собрания Российской Федерации и Московской городской Думы;

- распорядительные документы Мэра Москвы и Правительства Москвы;

- проекты распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы;

- документы с сопроводительными письмами и поручениями Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министров Правительства Москвы;

- обращения членов Совета Федерации;

- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- обращения депутатов Московской городской Думы (за исключением обращений, направленных для сведения, учета в работе либо с просьбой о представлении информации);

- депутатские запросы;

- обращения глав органов местного самоуправления городских округов и поселений;

- протоколы Мэра Москвы и поручения по их исполнению («ДСП»);

- личные обращения зарубежных коллег и коллег по межрегиональному сотрудничеству;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные, конфликтные или социально значимые вопросы в целом для округов;

- повторные коллективные обращения граждан;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (бездействие) должностных лиц префектуры, функциональных и отраслевых территориальных подразделений;

- копии уведомлений граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований;

- отчеты об исполнении поручений префекта.

В случае, если вопрос требует рассмотрения или вмешательства префекта, в почту префекта направляются:

- документы с сопроводительными письмами и поручениямизаместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- обращения руководителей департаментов, комитетов и управлений Правительства Москвы;

- обращения депутатов муниципальных образований;

- обращения руководителей органов местного самоуправления.

8.1.12. Служебные документы и обращения граждан, адресованные префекту и не требующие доклада префекту, но входящие в компетенцию префектуры, направляются по принадлежности руководителям префектуры.

8.1.13. Обращения граждан, поступившие в префектуру, относящиеся к компетенции органов местного самоуправления, направляются для рассмотрения непосредственно в соответствующие органы, при этом заявитель письменно уведомляется о том, что его обращение направлено в орган местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством о распределении полномочий между органами исполнительной власти и органами местного самоуправления. В случае, если обращение содержит сведения о том, что заявитель ранее обращался в органы местного самоуправления городских округов, обращение направляется руководителю префектуры по принадлежности вопроса.

8.1.14. Документы, входящие в компетенцию префектуры, не требующие доклада префекту, но требующие совместного рассмотрения несколькими руководителями префектуры, руководителями функциональных и отраслевых территориальных подразделений, органов местного самоуправления, направляются в почту начальника отделапо работе с документами Управления деламипрефектуры.

8.2. Регистрация документов

8.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (как создаваемые в префектуре, так и поступающие в префектуру из других организаций и от граждан) в СЭДО ПМ.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций.

8.2.2. Регистрация обращений граждан и юридических лиц, адресованных префекту, руководителям префектуры, а также поступивших без указания конкретного адресата (в префектуру), осуществляется в отделепо работе с документами Управления деламипрефектуры и Приемной префектуры в течениетрех календарных дней с момента поступления в префектуру.

Регистрация служебной корреспонденции и обращений граждан осуществляется в префектуре в СЭДО ПМ.

8.2.3. Регистрацией документа считается момент фиксации факта поступления обращения путем внесения необходимых сведений о документе в СЭДО ПМ и проставление на документе даты и регистрационного номера.

Все входящие документы и переписка по ним подлежат сканированию, с последующим присоединением электронного образа документав СЭДО ПМкрегистрационной карточке.

8.2.4. Информация обо всех поступивших документах и их прохождении в аппарате префектуры фиксируется в СЭДО ПМотделомпо работе с документами Управления деламипрефектуры и Приемной префектуры.

Использование СЭДО ПМосуществляется в рамках утвержденногоаппаратом Мэра и Правительства Москвы регламента работы этой системы.

8.2.5. Обращения, поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы, регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном Регламентом Правительства Москвы.

8.2.6. Регистрации в первоочередном порядке с указанием даты текущего дня подлежат служебные документы и обращения граждан, указанные в п.8.1.10. настоящего Регламента.

8.2.7. Не подлежат регистрации следующие документы:

- статистические сведения;

- бухгалтерские документы;

- информационные материалы, присланные для сведения;

- периодические издания;

- поздравительные письма и телеграммы;

- графики, наряды, заявки, разнарядки;

- учебные планы, программы;

- различного рода отчеты;

- рекламные проспекты, буклеты, брошюры.

8.2.8. Документы (на бумажном носителе), зарегистрированные в отделепо работе с документами Управления деламипрефектурыи Приемной префектуры направляются адресатам в течение 3 рабочих дней.

Документы, адресованные руководителям префектуры, после регистрации в отделепо работе с документами Управления деламипрефектурынаправляются для подготовки проекта резолюции в структурные подразделения префектуры, обеспечивающие деятельность указанных должностных лиц.

8.2.9. Доставка входящих и внутренних документов должностным лицам префектуры осуществляется в СЭДО ПМ.

8.2.10. Регистрация служебных документов и обращений граждан, адресованных руководителям структурных подразделений, осуществляется ответственным за делопроизводство и контроль в структурныхподразделениях, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Структурные подразделения префектуры, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в базе данныхСЭДО ПМ, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

8.2.11. Документы, поступившие в ходе приема граждан должностными лицами префектуры, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации в Приемной префектуры.

8.2.12. Документы, поступившие в ходе приема организаций должностными лицами префектуры, подлежат регистрации и учету в Приемной префектуры.

Документы, поступившие в ходе личного приема представителей организаций префектом, по которым префект дал поручения, находятся на контроле в Отделе префекта и подлежат регистрации в отделе по работе с документами Управления делами префектуры с внесением информации в СЭДО ПМ.

8.2.13. Документы на иностранном языке, адресованные префекту, руководителям префектуры, направляются непосредственно адресату без регистрации в отделе по работе с документами Управления делами префектурыс фиксацией информации о передаче в журнале «Без регистрации». Копии документов хранятся в отделе по работе с документами Управления делами префектуры.

8.3. Рассмотрение документов, подготовка и оформление резолюций

8.3.1. Рассмотрение документа в префектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.

На документы, поступившие в почту префекта, проекты резолюций готовит Отдел префекта. Резолюция подписывается префектом.

По документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и другим документам, поступившим в Первый сектор, проекты резолюций для подписи префекта готовит Первый сектор.

На документах по вопросам мобилизационной подготовки, мобилизационной готовности, воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, проекты резолюций готовит Второй сектор. Резолюции подписываются префектом.

На документы, поступившие в почту руководителей префектуры, проекты резолюций готовят ответственные за делопроизводство и контроль в структурныхподразделениях, обеспечивающих деятельность указанных должностных лиц. Резолюции подписываются соответственно руководителям префектуры.

8.3.2. Рассмотрение документа осуществляется должностным лицом префектуры не позднее двух рабочих дней с момента направления документа в структурные подразделения префектуры.

Рассмотрение документов с пометками «весьма срочно», «срочно», «вручить незамедлительно», «оперативно» производится не позднеетрех часов с момента поступления документа из отделапо работе с документами Управления деламипрефектуры по СЭДО ПМ.

В случае отсутствия руководителя по служебной необходимости, указанные документы имеют право рассматривать уполномоченные ими должностные лица.

8.3.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях).

При подготовке проекта резолюции должностного лица префектуры учитывается распределение обязанностей между руководителями префектуры и функции, возложенные на них и подведомственные имструктурные подразделения.

Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям подведомственных структурных подразделений префектуры и функциональных и отраслевых территориальных подразделений, контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать или противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.3.4. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных днейс даты регистрации в префектуре.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости, по собственному усмотрению), а также контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

8.3.5. По обращениям граждан и юридических лиц, поставленным на контроль руководителями Аппарата Мэра и Правительства Москвы и направленным на рассмотрение в префектуру, контроль за исполнением поручения может быть возложен на руководителя префектуры по соответствующему направлению деятельности, ответственным исполнителем может быть назначен только руководитель структурного подразделения префектуры. Руководителю функционального или территориального подразделенияпоручение может быть направлено толькокак соисполнителю.

8.3.6. По документам, поступившим в структурные подразделения префектуры, резолюции подписываются руководителями структурных подразделений.

По документам оперативного характера (телефонограммы, факсограммы), не подлежащим регистрации в отделепо работе с документами Управления деламипрефектуры, текущим поручениям префекта, а также по служебным документам и обращениям граждан в целях подготовки необходимой информации к приему префектом представителей организаций и населения, резолюции подписываются начальником Отдела префекта.

Кроме руководителя, резолюции имеют право подписывать от своего имени заместители данных руководителей или должностные лица, официально их замещающие.

В этом случае в реквизите «подпись» указывается должность и фамилия лица, фактически подписавшего резолюцию.

8.3.7. Право, предоставленное руководителями префектуры определенным должностным лицам от их имени давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих регламентных документах (положение, должностной регламент и т.д.), утвержденных префектом.

8.3.8. Внесение изменений в резолюцию, подписанную префектом, а также переадресация поручения префекта одним руководителем префектуры другому допускается по согласованию с префектом либо с Отделом префекта- по вопросам, не требующим вмешательства префекта.

8.3.9. Переадресация документов, направленных непосредственно на рассмотрение руководителям префектуры по принадлежности вопроса либо направленных руководителем аппарата префектуры для совместного рассмотрения несколькими руководителями префектуры, допускается по согласованию с руководителем аппарата префектуры.

8.3.10. В целях качественного и своевременного исполнения документов, поступивших после рассмотрения руководителями префектуры, отдел по работе с документами Управления деламипрефектурыосуществляет прием документов ежедневно до 15.30, в пятницу до 14.00, кроме документов, требующих срочного исполнения (п. 8.1.10.Регламента).

8.4. Переадресация документов

8.4.1. Письменные обращения граждан и юридических лиц, адресованные должностным лицам префектуры, содержащие вопросы, решение которых не входит в их компетенцию, направляются ими в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. При этом заявитель уведомляется о направлении его обращения на исполнение в соответствующий орган или должностному лицу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.4.2. В случае, когда решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется руководителем префектуры, ответственным за рассмотрение данного обращения, с сопроводительным письмом (запросом) в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

В случае необходимости руководитель префектуры может запросить в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

8.4.3. Обращения граждан и организаций, поступившие в префектуру, но входящие в компетенцию органов местного самоуправления городских округов, поселений, в течение 3 календарныхдней направляются для рассмотрения непосредственно в соответствующие органыс уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения. Если обращение содержит сведения о том, что заявитель ранее обращался в орган местного самоуправления городских округов, поселений, обращение направляется руководителям префектуры по принадлежности вопроса.

8.4.4. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение, действие (бездействие) которых обжалуется.

8.5. Отправка документов и ответов

8.5.1. Отправка корреспонденции централизованно осуществляется отделомпо работе с документами Управления деламипрефектуры, в том числе и с использованием СЭДО ПМ.

8.5.2. Отправка централизованно зарегистрированной корреспонденции в Аппарат Мэра и Правительства Москвы осуществляется ежедневно через курьерскую службу и вСЭДО ПМ. Документы, исполненные с нарушением установленного срока или в день истечения срока исполнения, доставляются сотрудниками структурных подразделений самостоятельно. При этом в отделепо работе с документами Управления деламипрефектурыпредоставляется копия сопроводительного листа с пометкой о доставке.

8.5.3. Отправка ответов на обращения граждан и юридических лиц, а так же исходящей корреспонденции в городские организации осуществляется через почтовое отделение связи три раза в неделю.

8.5.4. При отправке корреспонденции отделом по работе с документами Управления деламипрефектурыпроверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные префектуре организации, в том числе в органы местного самоуправления);

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

8.5.5. При отправке корреспонденции заказным, простым способами и курьерской службой, оформляются и заполняются реестры отправки с указанием регистрационных номеров документов.

8.5.6. Начальник отделапо работе с документами Управления деламипрефектуры имеет право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

8.5.7. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в обращениях.

8.6. Порядок работы с отдельными обращениями граждан

Работа с обращениями граждан в префектуре осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.06«59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Регламентом Правительства Москвы, Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в префектуре(приложение 8 к Регламенту).

8.6.1. Особенности работы с обращениями граждан, поступившими в Электронную приемную на официальный сайт префектуры ТиНАО в городе Москве

Работа с обращениями граждан, поступившими на Электронную приемную на официальный сайт префектуры ТиНАО в городе Москве (далее-электронное обращение) осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в префектуре (приложение8п. 7.7. к Регламенту).

8.6.2. Особенности работы с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве

Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в префектуре (приложение 8п.7.8.к Регламенту).

8.6.3. Особенности работы с обращениями граждан в средства массовой информации (СМИ)

Работа с обращениями граждан в СМИ осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в префектуре (приложение 8п.7.9.к Регламенту).

8.6.4. Особенности рассмотрения обращений граждан, поступивших в ходе встреч префекта с населением округов

Работа с обращениями граждан, поступившими в ходе встреч префекта с населением осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в префектуре (приложение 8п. 7.10. к Регламенту).

8.7. Особенности работы с повторными обращениями граждан и организаций

Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в префектуре, и если со времени подачи первого обращения истек, установленный законодательством срок рассмотрения, а также, если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию (приложение 8 п. 7.11. к Регламенту).

Служебные документы, обращения граждан от одной и той же организации, одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, не считаются повторными, а являются повторными экземплярами.

Рассмотрение содержания повторного документа осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же корреспондента и по существу данных ему ответов и разъяснений.

При направлении повторных обращений граждан и юридических лиц, содержащих ссылки на ранее поступившие документы или поручения, на рассмотрение префекту, отделомпо работе с документами Управления деламипрефектуры подбирается и прикладывается переписка, содержащая историю рассмотрения данного вопроса в префектуре (архивная документация, хранящаяся в данном Отделе), либо из базы данных выводится соответствующий СЭДО ПМ.

При направлении повторных обращений граждан и юридических лиц на рассмотрение руководителям префектуры, информация, находящаяся в базе данных СЭДО ПМвыводится специалистами, ответственными за делопроизводство и контроль соответствующих структурных подразделений самостоятельно.

8.8. Особенности работы с факсимильными обращениями

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

Допускается применение факсимильной связи для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

Допускается применение структурными подразделениями префектуры факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации, либо с последующей их регистрацией в структурных подразделениях префектуры в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Руководители префектуры, руководители структурных подразделений префектуры самостоятельно в рамках компетенции принимают решение о необходимости рассмотрения обращений и принятия мер по фактам, содержащимся в факсимильных сообщениях, не требующих удостоверения личности обратившегося и подготовки ответов(приложение 8 п.7.12. к Регламенту)

9. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений граждан

9.1. Контрольные службы

Контрольно-аналитическую деятельность в аппарате префектуры осуществляют следующие структурные подразделения:

- Отдел префекта;

- отдел по работе с документами Управления делами префектуры;

- Организационное управление префектуры;

- Приемная префектуры;

- структурные подразделения префектуры.

9.1.1. НаОтдел префекта возлагается:

- контроль за исполнением поручений префекта по протоколам совещаний с руководителями префектуры, совещаний, проводимыхпрефектом по отдельным вопросам, в том числе выездных;

- контроль за протоколами совещаний,проводимых Мэром Москвы;

- контроль подготовки материалов к заседаниям Правительства Москвы;

- контроль за выполнением поручений префекта, данных по результатам приема организаций, объездов территории;

- контроль за исполнением распорядительных документов вышестоящих организаций, служебных документов и писем граждан, поставленных префектом на особый контроль.

9.1.2. Наотдел по работе с документами Управления делами префектуры возлагается:

- контроль за исполнением поручений префекта, его заместителей,руководителя аппарата префектурыпо служебным документам, исходящим проектам распорядительных документов Правительства Москвы, распорядительным документам Мэра и Правительства Москвы, письмам граждан и организаций, обращениям и запросам депутатов, обращениям членов Совета Федерации, обращениям глав органов местного самоуправления городских округов и поселений, обращений членов Правительства Москвы с приемов, обращений граждан на официальный официальный сайт префектуры ТиНАО в городе Москве;

- контроль за исполнением распоряженийи приказов префектуры по основной деятельности (с пометкой «Особый контроль»);

- подготовка распоряжений префектуры о снятии с контроля ранее принятых документов;

- контроль за исполнением контрольных поручений по обращениям граждан, служебной корреспонденции, поступивших из вышестоящих организаций, по исходящим проектам распорядительных документов Правительства Москвы, распорядительным документам Мэра и Правительства Москвы с подготовкой еженедельной информации для доклада руководству префектуры;

- контроль за соблюдением исполнительской дисциплины в структурных подразделениях префектуры с подготовкой материалов о результатах работы по обращениям граждан и служебной корреспонденции за полугодие и за год;

- осуществление методического руководства и оказание помощи структурным подразделениям префектуры, функциональным и отраслевым территориальным подразделениям и органам местного самоуправления городских округов,поселений по вопросам делопроизводства префектуры;

- хранение, учет выдачи бланков распорядительных документов префекта, бланков писем префекта и префектуры, и контроль за их использованием;

- контроль за качеством подготовки проектов распорядительных документов префектуры;

- методическое руководство по вопросам подготовки и выпуска распорядительных документов префектуры;

- прием обращений, поступивших с использованием официального сайтапрефектуры ТиНАОгорода Москвы;

- формирования архивного фонда.

9.1.3. На Организационное управлениепрефектуры возлагается:

- контроль за выполнением утвержденных планов работы префектуры;

- контроль за сроками подготовки распорядительных документов, издаваемых по результатам рассмотрения вопросов на Коллегии префектуры;

- контроль за выполнением поручений по протоколу заседания Коллегии;

- контроль за выполнением поручений префекта, данных на встрече префекта с населением;

- передача распорядительных документов префектуры, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан в окружную газету, и контроль за их опубликованием;

- методическое руководство по вопросам планирования и организации контроля выполнения планов работы в префектуре;

- опубликование на официальном сайте префектуры ТиНАО города Москвы распорядительных документов префектуры, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан;

- размещение на официальном сайте префектуры ТиНАО города Москвы дополнительной информации справочного характера, представляемой руководителями префектуры по направлениям деятельности, аналитических материалов по итогам работы с обращениями граждан.

9.1.4. На Приемную префектурывозлагается:

- контроль за выполнением поручений префекта, данных в ходе приема граждан;

- контроль за выполнением поручений руководителей префектуры, руководителей функциональных и отраслевых территориальных подразделений, данных в ходе приема граждан и организаций;

- контроль за выполнением поручений по обращениям граждан, зарегистрированных вПриемнойпрефектуры;

- контроль за выполнением поручений руководителя аппаратапрефектурыпо обращениям, поступившим с использованием официального сайта префектуры ТиНАО в города Москве оперативного характера;

- методическое руководство по вопросам организации приема и контроля за выполнением поручений, данных в ходе приема, в аппарате префектуры.

9.1.5. На управления и отделы префектуры в соответствии с утвержденным распределением обязанностей возлагается:

- контроль за выполнением распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, служебной корреспонденции, обращений граждан, поручений префекта по отдельным вопросам, по протоколам оперативных совещаний, по распоряжениям префектуры, находящихся на исполнении в структурных подразделениях префектуры;

- контроль ответственных исполнителей за поддержанием в актуальном состоянии распорядительных документов префектуры, требующих внесения изменений, подлежащих отмене или признания утратившими силу;

- контроль за выполнением поручений руководителей префектуры, данных в ходе проведения заседаний и совещаний, встреч с населением и т.п.;

- контроль за выполнением поручений по протоколам заседаний городских комиссий, протоколам совещаний руководителей комплексов городского хозяйства.

9.1.6. Кроме перечисленных в п. 9.1.5. функций контроля, на подразделения префектуры возлагается оперативное отслеживание состояния исполнительской дисциплины (с помощью СЭДОПМ).

В этих целях в каждом подразделении назначается сотрудник, ответственный за делопроизводство, в обязанности которого входит:

- ежедневный просмотр с помощью СЭДО ПМ сводок по исполнению контрольных документов, относящихся к данному подразделению, и доклад руководителю подразделения о состоянии исполнительской дисциплины;

- контроль за своевременным исполнением поручений по обращениям граждан, служебной корреспонденции, распорядительным документам Мэра Москвы, Правительства Москвы и префектуры исполнителями в структурных подразделениях префектуры;

- оказание консультационно-методической помощи исполнителямпо применению норм Регламента Правительства Москвы и префектуры;

- осуществление в СЭДОПМавтоматизированной переадресации поручений внутри подразделения по схеме «руководитель структурного подразделения - исполнитель структурного подразделения».

Рабочие места сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях префектуры, должны быть оборудованы необходимыми средствами электронно-вычислительной техники и подключены к локальной вычислительной сети префектуры с правом доступа кСЭДОПМ в режиме просмотра информации и переадресации поручений внутри подразделения.Каждому сотруднику вменяется в обязанность ежедневное отслеживание хода исполнения данных руководителем поручений.

9.2. Сроки рассмотрения и исполнения документов и обращений граждан

9.2.1. Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

9.2.2. Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями. Срок исполнения, установленный в резолюциях должностных лиц в днях, исчисляется рабочими днями.

Срок исполнения, установленный в днях лично Мэром Москвы, исчисляется календарными днями.

Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

9.2.3. Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством. В случае установления законодательством срока рассмотрения «в течение месяца», «в месячный срок» срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца.

9.2.4. Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

9.2.5. Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

9.2.6. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

9.2.7. Письменное обращение гражданина и юридического лица, поступившее в префектуру, рассматривается (разрешается) должностными лицами в соответствии с их компетенцией в течение 30 календарных дней со дня его регистрации в аппарате префектуры (если в резолюции не указан другой срок исполнения).

9.2.8. Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления документа в префектуру и составляет 30 календарных дней, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. При указании срока в днях отсчет времени ведется со дня получения документа с поручением в префектуре.

9.2.9. В случае переадресования документа, т.е. направления по принадлежности органам исполнительной власти города Москвы, срок исполнения исчисляется с даты поступления и регистрации документа в указанный орган.

9.2.10. Если руководители префектуры не являются ответственными исполнителями по поручениям Мэра Москвы, Правительства Москвы, то информация ответственному исполнителю предоставляется не позднее, чемза пять дней до истечения срока, установленного в резолюции.

9.2.11. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан установлены Административным регламентом префектуры (приложение8 к Регламенту).

9.2.12. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее, чем задва дня до истечения срока исполнения представляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы.

9.2.13. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.

9.2.14. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течениеодного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднеедвух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднеетрех днейсо дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).

Пометки срочности имеют право проставлять Мэр Москвы, заместители Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы-руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

При простановке пометок срочности сотрудники аппарата префектуры по принадлежности обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить документ исполнителю, используя средства оперативной доставки.

9.2.15. Протест прокурора или его заместителя подлежит рассмотрению в течение 10 календарных дней с момента поступления в префектуру либо в иной установленный прокурором срок.

По представлению прокурора или его заместителя об устранении нарушений закона в течение одного месяца со дня поступления в префектуру в прокуратуру направляется письменный ответ, содержащий информацию о принятых конкретных мерах по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих.

9.2.16. Адвокатский запрос подлежит рассмотрению в течение 30 календарных дней с момента поступления его в префектуру .

9.2.17. Судебный запрос подлежит рассмотрению в течение 30 календарных дней, если иной срок не установлен в запросе. В случае, если запрашиваемая информация не может быть представлена, суд извещается об этом в течение пяти дней со дня получения запроса в письменной форме.

9.3. Порядок исполнения и контроля за выполнением служебных документов и обращений граждан

9.3.1. В аппарате префектуры подлежат исполнению поручения должностных лиц исполнительной власти города Москвыи префектуры, зафиксированные в резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан.

Исполнение предполагает принятие мер, направленных на своевременное и качественное выполнение поручений должностных лиц префектуры.

9.3.2. В аппарате префектуры контролю подлежит исполнение:

- поручений Администрации Президента Российской Федерации, Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы-руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы по исполнению служебных документов и обращений граждан;

- поручений по согласованию проектов распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы;

- поручений членов Правительства Москвы с личных приемов;

- обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, депутатов муниципальных Собраний;

- планов работы префектуры;

- поручений руководителей префектуры по исполнению служебных документов, обращений граждан;

- поручений руководителей префектуры с личных приемов;

- обращения глав органов местного самоуправления городских округов,поселений;

- обращений граждан на официальный Интернет-портал префектуры ТиНАО в городе Москве;

- обращений граждан, поступивших на «горячую телефонную линию» и по каналу «Прямая телефонная линия префекта».

9.3.3. Контроль исполнения включает:

- организацию выполнения поручений, зафиксированных в документах;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку полноты и качества исполнения;

- обобщение результатов и информирование об этом руководства префектуры.

9.3.4. Вобязанности должностного лица, являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:

- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

- координация деятельности должностных лиц, являющихся исполнителями и соисполнителями;

- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

- принятие мер для безусловного выполнения, содержащихся в документе, поручений;

- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

9.3.5. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на руководителей и специалистов аппарата префектуры, руководителей территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти города Москвы по соответствующим направлениям деятельности.

Структурные подразделения аппарата префектуры в соответствии со своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль, обобщение и анализ результатов исполнения с учетом определенных признаков (по видам контролируемых документов, по территориям, по отраслям и т.п.), информирование об этом руководителей префектуры, ведение баз данных.

9.3.6. Исполненным считается обращение гражданина или юридического лица, по которому приняты все необходимые меры, заявителю направлен исчерпывающий ответ на все поставленные в обращении вопросы.

9.3.7. Порядок исполнения и контроля исполнения обращений граждан осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента (приложение8 к Регламенту).

9.3.8. Порядок исполнения и контроля исполнения обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы РФ, депутатов Московской городской Думы РФ, депутатов муниципальных Собраний осуществляется в соответствии с разделом 11 настоящегоРегламента.

9.3.9. Порядок исполнения и контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и документов, поступивших из Правительства Российской Федерации через Аппарат Мэра и Правительства, осуществляется в соответствии с п. 8.2.1.6. Регламента Правительства Москвы.

9.3.10. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители, не позднее, чем затри дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления ответа, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов ответов.

9.3.11. Проект ответа визируется всеми соисполнителями по данному документу, если соисполнителями не представлена информация по рассмотрению обращения в письменной форме.

9.3.12. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей.

9.3.13. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта подписываются руководителями префектуры.

9.3.14. Подлинники находящихся на исполнении служебных документов и обращений граждан хранятся в отделе по работе с документами Управления делами префектуры. Не допускается направление подлинников документов в функциональные и отраслевые территориальные подразделения и иным организациям, участвующим в рассмотрении служебных документов или обращений граждан.

Подлинники документов, направленные на рассмотрение, возвращаются в отдел по работе с документами Управления делами префектуры. Исключение составляют документы, оригиналы которых необходимы для рассмотрения:

- на заседаниях окружной комиссии по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы в ТиНАО: задания на разработку проектов, проекты планировки, застройки, межевания, предпроектные предложения (буклеты), градостроительные предложения и обоснования, заключения УГР Москомархитектуры ТиНАО, УГИ ДГИ ТиНАО, заключения ГУП НИиПИ Генплана г.Москвы;

- в Управлении строительства, реконструкции, землепользования префектуры:проекты инвестиционных контрактов, дополнительных соглашений к ним, протоколы предварительного и итогового распределения жилой и нежилой площади, акты о результатах реализации инвестиционных проектов;

- в структурных подразделениях: согласования органов исполнительной власти и иных организаций по проектам распорядительных документов Правительства Москвы, подготовленных префектурой;

- в Отделе государственной службы и кадров префектуры:

а) обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации о премировании помощников депутата;

б) согласованиязаместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы-руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы о назначении (увольнении) на должность первых заместителей,заместителей префекта;

в) копии распорядительных документов Правительства Москвы (с синей печатью) о наложении (снятии) дисциплинарных взысканий на руководителей префектуры.

- в отделе по работе с документами Управления делами префектуры: письма, указанные в тексте распоряжения префектуры в качестве основания для его выпуска.

9.3.15. Проект ответа в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации должен оформляться набумажном носителе, содержать визу префекта или лица официально его замещающего, руководителя префектуры, подготовившего проект ответа, а так же визы соисполнителей. Проект ответа представляется в отдел по работе с документами Управления делами префектуры с указанием, на какие исходящие номера вышестоящих организаций дается ответ в СЭДО ПМ.

9.3.16. На подпись префекту проект ответа представляется с визой руководителя префектуры, подготовившего проект ответа или лица официально его замещающего и соисполнителей.

9.3.17. Проекты ответов за подписью префекта, подготовленные ответственным исполнителем, предварительно, минуя отдел по работе с документами Управления делами префектуры, представляются на экспертизу в Отдел префекта.

9.3.18. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта подписываются руководителями префектуры или руководителями структурных подразделений префектуры, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться ответственному исполнителю в срок, указанный в поручении, либо не позднеетрех дней до истечения срока.

9.3.19. В случае, когда руководительтерриториального подразделения отраслевого и функционального органа исполнительной власти города Москвы исполняет поручение руководителей префектуры при рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, проект ответа или информация о результатах рассмотрения обращений визируется или подписывается руководителем окружного территориального подразделения или лицом, официально их замещающим, и представляется ответственному исполнителю не позднеешести дней до установленного срока.

9.3.20. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта подписываются руководителями префектуры.

9.3.21. Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде. Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя), о чем вслужебных записках, предоставляемых вотдел по работе с документами Управления делами префектуры по СЭДО ПМ, представляется информация об отсутствии необходимости в предоставлении письменного ответа, с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность), а также лице, его получившем (фамилия, имя, отчество, должность, служебный телефон).

9.3.22. Ответственность за своевременную отправку ответов подготовленных на бумажном носителе на поручения вышестоящих организаций, исполненных с нарушением установленного срока рассмотрения или исполненного в последний день общеустановленного срока исполнения, несет ответственный исполнитель, который самостоятельно обеспечивает отправку данного документа. Копия документа или сопроводительного листа с отметкой соответствующей организациио его приеме возвращается исполнителем в отдел по работе с документами Управления делами префектуры.

9.3.23. Служебные документы и обращения граждан снимаются с контроля теми должностными лицами, которые поставили их на контроль.

Основанием для снятия с контроля может служить:

- подписанный и зарегистрированный ответ;

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения.

9.3.24. Решение о снятии с контроля документов с грифом «Контроль префекта» принимается Отделом префекта. Если поручение префекта содержало указание о докладе, то в отдел по работе с документами Управления делами префектуры представляется копия письменного доклада или справка о личном докладе, согласованная начальником Отдела префекта.

9.3.25. Если контроль за исполнением обращений граждан и документов установлен вышестоящими органами исполнительной власти, снятие обращений с контроля производится в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

9.3.26. В целях предупредительного контроля за исполнением служебных документов и обращений граждан отделом по работе с документами Управления делами префектурыеженедельноинформация о состоянии исполнительской дисциплины докладывается префекту.

10. Организация приема граждан и представителей организаций

10.1. Организация приема представителей организаций

Прием представителей организаций осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию префекта и его заместителей, определенной Уставом города Москвы, положением о префектуре административного округа города Москвы и другими нормативными правовыми актами города Москвы.

Прием представителей организаций (далее -организаций) в префектуре осуществляется префектом, его заместителями, руководителем аппарата префектуры,руководителями и специалистами структурных подразделений в приемной префектурыТиНАО по работе с населением и организациями в соответствии с графиком, утверждаемым префектом. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан путем ее размещения в окружной газете, на Интернет-портале префектуры ТиНАО города Москвы и на стендах в префектуре.

Прием представителей организаций префектом и руководителями префектуры осуществляется по предварительной записи.

Регистрация на прием организаций к префекту осуществляет Отдел префекта, которое готовит необходимые к приему материалы.

Непосредственный контроль за исполнением поручений префекта, данных во время приема организаций, осуществляется Отделом префекта.

Результаты приема представителей организаций префектом регистрируется в отделе по работе с документами Управления делами префектуры с внесением информации в СЭДОПМ.

Регистрацию на прием организаций к руководителям префектуры и подготовку необходимых материалов к приему осуществляют назначенные ими специалисты из числа работников подведомственных им структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.

Контроль за исполнением поручений руководителей префектурыданных во время приема организаций, осуществляют специалисты, ответственные за делопроизводство структурных подразделенияхпрефектуры.

10.2. Организация приема граждан

Прием граждан руководителями префектуры осуществляется в соответствии с Административным регламентом (приложение8п.10 к Регламенту ).

11. Порядок рассмотрения обращений членов Совета Федерации и депутатов

Работа с обращениями членов Совета Федерации и депутатов осуществляется в соответствии с п. 4.5.2-4.5.3 Регламента Правительства Москвы.

11.1. Сроки рассмотрения обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Московской городской Думы и депутатов муниципального образования

11.1.1. Должностные лица, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководитель органа исполнительной власти г.Москвы обязан сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение пяти календарных дней со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее30 календарных дней со дня получения обращения.

11.1.2. Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения в префектуре, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица префектуры незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности .

11.1.3. Обращение депутата муниципального образования к должностным лицам префектуры рассматривается в течение15 календарных дней с момента получения обращения в префектуре, если оно не требует дополнительного изучения и проверки.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в течение5 календарных дней со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее30 календарных дней со дня получения письменного обращения.

11.1.4. Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.

11.2. Подготовка ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы

11.2.1. По поручению Мэра Москвы, должностных лиц, уполномоченных давать поручения от имени Мэра Москвы, ответ на обращение дается за подписью префекта.

В случае подготовки проекта ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы проект ответа представляется на подпись Мэру Москвы либо лицу, исполняющему его обязанности в СЭДО ПМ

11.3. Порядок рассмотрения парламентского и депутатского запросов

11.3.1. Парламентский запрос

Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Ответ на парламентский запрос дается за подписью префекта, либо лица, исполняющего его обязанности не позднее, чем через15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

В случае подготовки проекта ответа на парламентский запрос Совета Федерации, Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы проект ответа представляется на подпись Мэру Москвы либо лицу, исполняющего его обязанности после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.3.2. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Член Совета Федерации, депутат Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответ на запрос дается за подписью префекта, либо лица исполняющего его обязанности не позднее, чем через 30 календарных дней со дня его получения в префектуре (или в иной, согласованный с инициатором запроса срок).

Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов, в том числе на закрытых заседаниях.

О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов инициатор запроса должен быть извещен исполнителем (ответственным исполнителем) заблаговременно, но не позднее, чем за три календарных дня до дня заседания соответствующего органа.

В случае подготовки проекта ответа на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы проект ответа представляется на подпись Мэру Москвы либо лицу, исполняющего его обязанности после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.3.3. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы

Депутатский запрос депутата Московской городской Думы - особая форма обращения депутата (депутатов) Московской городской Думы о представлении информации, применяемая в тех случаях, когда иные установленные законом формы обращения не позволяют получить запрашиваемую информацию или когда из содержания запроса следует необходимость ее оперативного получения.

Запрос депутата Московской городской Думы оформляется на специальном бланке и должен содержать фразу: «Запрос сделан на заседании Московской городской Думы (число, месяц, год)». Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.

Ответ на запрос депутата Московской городской Думы, дается за подписью префекта, либо лица исполняющего его обязанности не позднее, чем через 15 календарных дней со дня его поступления в префектуру или в иной срок, согласованный с автором (авторами) запроса.

В случае подготовки проекта ответа на запрос депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы проект ответа представляется на подпись Мэру Москвы либо лицу, исполняющего его обязанности, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.3.4. Депутатский запрос депутата муниципального образования

Депутатский запрос депутата муниципального Собрания - особая форма обращения депутата (группы депутатов) по вопросам местного значения, входящим в компетенцию муниципального Собрания, и вопросам своей депутатской деятельности, которая в письменной форме представляется на заседании муниципального Собрания.

Запрос депутата должен содержать фразу «Запрос представлен на заседании муниципального Собрания (число, месяц, год)». Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.

Ответ на запрос дается в устной (на заседании муниципального Собрания) или в письменной форме за подписью руководителей префектуры не позднее, чем через15 календарных дней со дня его получения в префектуре.

Обращение депутата, названное им депутатским запросом, но не содержащее сведений о дате представления депутатского запроса на заседании муниципального Собрания, или по вопросам, не относящимся к его депутатской деятельности, а также к перечню вопросов местного значения, установленному Законом города Москвы 06.11.02 № 56 «Об организации местного самоуправления в городе Москве», рассматривается как обращение депутата в порядке, установленном п.11.1.3. настоящего Регламента.

12. Оформление служебных документов

12.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов

12.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями префектуры в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы (в том числе приложение 12 к Регламенту Правительства Москвы).

Организационно-распорядительные документы в префектуре оформляются на бланках утвержденного образца.

Правила оформления проектов распоряжений префектуры и приказов префектуры изложены в п. 3.2.2. настоящего Регламента.

12.1.2. В аппарате префектуры применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов, макеты которых согласованы с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы в установленном порядке:

12.1.2.1. Бланки распорядительных документов префектуры:

- с наименованием «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Распоряжение»;

- с наименованием «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Приказ».

12.1.2.2. Должностные бланки писем префекта:

- «Правительство Москвы. Префект Троицкого и Новомосковского административных округов» (письмо, формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем с указанием должности «префект» применяются только для направления документов за подписью префекта или лиц, официально его замещающих.

Хранение и учет бланков поручений префекта осуществляется Отделом префекта.

Хранение и учет бланков распоряжений префектуры, приказов префекта и писем префекта осуществляется отделом по работе с документами Управления делами префектуры.

12.1.2.3. Бланки для писем с наименованием «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы» (письмо, формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем с наименованием «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы» применяются руководителями префектуры, а также руководителями структурных подразделений префектуры, которым предоставлено право подписи в соответствии с приказом о передаче полномочий.

Хранение и учет бланков писем, указанных в пунктах 12.1.2.1., 12.1.2.2.,12.1.2.3. осуществляется в отделе по работе с документами Управления делами префектуры.

12.1.2.4. Бланки с наименованием «Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Троицкого административного округа города Москвы» (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем, определений, представлений, постановлений с наименованием «Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Троицкого административного округа города Москвы» применяются для работы данной комиссии.

12.1.2.5. Бланки с наименованием «Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Новомосковского административного округа города Москвы»(формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем, определений, представлений, постановлений с наименованием «Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Новомосковского административного округа города Москвы» применяются для работы данной комиссии

Хранение и учет бланков писем, определений, представлений, постановлений, указанных в пунктах 12.1.2.4, 12.1.2.5 осуществляется в Управлении развития социальной сферы префектуры.

12.1.2.6. Бланки с наименованием «Административная комиссия префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы по делам об административных правонарушениях»(формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов).

Бланки для писем, определений, постановлений с наименованием «Административная комиссия префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы по делам об административных правонарушениях»применяются для работы данной комиссии.

Хранение и учет бланков писем, определений, постановлений, указанных в пункте 12.1.2.6. осуществляется в Отделе транспорта, связи, гаражного хозяйства префектуры».

12.1.2.7. Применение утвержденных бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью префекта, руководителей префектуры в сторонние организации, а также при направлении документов в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Мэра Москвы, членов Правительства Москвы.

12.1.3. Для ведения «внутренней» переписки бланки документов не применяются. «Внутренней» считается переписка между должностными лицам префектуры, структурными подразделениями аппарата префектуры, а также между должностными лицами префектуры и ведется в СЭДО ПМ.

12.1.4. Допускается использование бланков организационно-распорядительных документов префектуры, изготовленных только типографским способом на бумаге соответствующего формата.

12.1.5. Организация изготовления бланков организационно-распорядительных документов префектуры осуществляется Управление делами префектуры в соответствии с утвержденным перечнем и макетами образцов бланков документов на основе заявок, согласованных руководителем аппарата префектуры.

12.1.6. Перечень и контрольные экземпляры бланков организационно-распорядительных документов префектуры хранится у руководителя аппарата префектуры.

12.2. Реквизиты служебных документов

12.2.1. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица)– автора документа, название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

12.2.2. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А-4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации- для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения)-для протоколов заседаний и совещаний.

12.2.3. Индекс документа – это порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита «дата документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

12.2.4. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, или конкретному должностному лицу.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адресили адрес электронной почты, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу – фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы частного лица – автора документа, второй строкой – улица, номер дома, номер корпуса, номер квартиры, город, индекс.

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и органы городской администрации.

12.2.5. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части -выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:

Уважаемый господин Иванов!

или Господин Иванов!

В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременное использование слов «уважаемый» и «с уважением» не рекомендуется.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на ______ л. в _ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложения направляются.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через одну строку после текста документа.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не обязательно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности….».

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи производится Управлением делами префектуры на основании решения префекта.

В префектуре используются факсимильные аналоги подписи префекта.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

12.3. Гриф согласования

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: «замечания прилагаются» или «с замечаниями по пункту...» (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Гриф согласования печатается от границы левого поля.

В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

12.4. Применение печатей

12.4.1. На документах префектуры, требующих особого удостоверения, ставится печать.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе либо соответствие копии подлиннику документа.

12.4.2. В префектуре используются следующие печати:

12.4.2.1. Гербовая печать«Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы»;

12.4.2.2. Гербовая печать «Административная комиссия префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы по делам об административных правонарушениях».

12.4.2.3. Гербовая печать «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Троицкого административного округа города Москвы».

12.4.2.4. Гербовая печать «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Новомосковского административного округа города Москвы».

12.4.2.5. Простые круглые печати следующих наименований:

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Управление делами»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для документов»;

«Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Отдел по работе с документами»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для заверения документов»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для заверения документов 2»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для заверения документов 3»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для заверения документов 4»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для заверения документов 5»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для кадровых документов;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Управление бухгалтерского учета и отчетности»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Окружная комиссия вТроицком и Новомосковском административных округах города Москвы»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Первый сектор»;

- «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Второй сектор».

12.4.3. Гербовой печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы» заверяется подпись префекта:

- на договорах, контрактах, соглашениях, доверенностях на право представлять интересы префектуры, уставах государственных унитарных предприятий и учреждений, находящихся в ведении префектуры, и контрактах с руководителями данных предприятий и учреждений;

- на представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации, наградами и званиями города Москвы, грамотах и благодарностях префекта;

- на банковских счетах, документах финансового характера, бюджетной, бухгалтерской и статистической отчетности, структурах и штатных расписаниях префектуры;

- на Соглашениях о предоставлении субсидий на выполнение государственного задания ГБУ;

- на паспортах имущественного комплекса ГБУ;

- на карточках образцов подписей государственного бюджетного учреждения, подведомственного префектуре;

- на карточках допуска к сведениям, отнесенным к государственной тайне (форма 2), заключениях об осведомленности граждан в совершенно секретных сведениях, решениях о временном ограничении права на выезд из Российской Федерации, номенклатуре совершенно секретных и секретных дел, журналов префектуры, номенклатуре должностей работников префектуры и органов местного самоуправления, подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне, предписаниях на осуществление проверки режимов секретности и на выполнение задания;

- сводной номенклатуре дел префектуры и т.д.

Гербовой печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов» удостоверяются подписи:

- заместителя префекта на согласовании проектов распорядительных документов Правительства Москвы, на финансовых документах, документах бухгалтерской и статистической отчетности - в случае возложения исполнения обязанностей на период отсутствия префекта (на основании соответствующего приказа префектуры), государственных контрактах, договорах;

- начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности префектуры на финансовых документах, документах бухгалтерской и статистической отчетности;

- справках и уведомлениях, предоставляемых в Департамент финансов города Москвы, о лимитах бюджетного финансирования для организаций, открывающих лицевые счета (на основании соответствующего распоряжения префектуры), справках и уведомлениях о распределении бюджетных ассигнований лимитов бюджетных обязательствах по получателям бюджетных средств и внесение в них изменений выписках из протоколов заседаний комиссии, наизвещениях об инвестиционных намерениях, на справках, представляемых в ФКУ Департамента финансов города Москвы, для организаций, открывающих лицевые счета (на основании соответствующего распоряжения префектуры), на согласование распоряжений Департамента имущества города Москвы о передаче нежилых помещений в аренду;

- руководителя аппарата префектуры на: финансовых документах, документах бухгалтерской и статистической отчетности, государственных контрактах, договорах, дополнительных соглашениях, а также приложениях к указанным документам, обеспечивающим хозяйственную деятельность префектуры, на доверенностях (кроме доверенностей на право представления интересов префектуры в судебных инстанциях), на трудовых договорах с младшим обслуживающим персоналом, копиях свидетельств о регистрации юридических лиц (префектура, государственные бюджетные предприятия и государственные учреждения, подведомственные префектуре);

- заместителя префекта на копиях учредительных документов подведомственных учреждений;

- иных должностных лиц префектуры, которым приказом префекта переданы полномочия по подписанию договоров, контрактов и соглашений префектуры.

Гербовая печать «Правительство Москвы. ПрефектураТроицкого и Новомосковского административных округов города Москвы» хранится в Управлении бухгалтерского учета и отчетности префектуры.

12.4.4. Гербовой печатью «Административная комиссия префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы по делам об административных правонарушениях» удостоверяются подписи председателя, заместителя председателя и ответственного секретаря комиссии на следующих документах:

- постановления, определения комиссии и их копии (подпись председателя или заместителя председателя комиссии в период официального отсутствия председателя комиссии);

- копии материалов дел об административных правонарушениях (подпись заместителя председателя комиссии или ответственного секретаря комиссии в период официального отсутствия заместителя председателя комиссии);

- выписки из протоколов заседаний комиссии (подписи председательствующего на заседании комиссии и ответственного секретаря комиссии).

Гербовая печать Административной комиссии префектуры Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы по делам об административных правонарушениях хранится у председателя данной комиссии.

12.4.5. Гербовой печатью «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Троицкого административного округа города Москвы» удостоверяются подписи председателя, заместителя председателя и ответственного секретаря комиссии на следующих документах:

- постановления, определения Комиссии, протоколы заседаний комиссии, выписки из протоколов заседаний комиссии, копии постановлений, определений комиссии.

12.4.6. Гербовой печатью «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Новомосковского административного округа города Москвы» удостоверяются подписи председателя, заместителя председателя и ответственного секретаря комиссии на следующих документах:

- постановления, определения Комиссии, протоколы заседаний комиссии, выписки из протоколов заседаний комиссии, копии постановлений, определений комиссии.

12.4.7.Печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для документов» удостоверяются подписи:

- заместителя префекта координирующего вопросы строительства, реконструкции, землепользованияна Актах приемочных комиссий по приемке законченных производством строительно-монтажных работ по объектам городского заказа, проектов распоряжений Комплекса градостроительной политики и строительства города Москвы, проектов схем расположения земельных участков на кадастровом плане или кадастровой карте территории, плана отвода земельного участка, титулов объектовстроительства, заданий на проектирование, обосновывающих материалов проектных решений для выпуска градостроительного планаземельного участка, графиков проектирования и строительства объектов, графиков переселения и сноса, проектов застройки, плана границ земельного участка проекта межевания территории, градостроительных и проектных материалов строительных объектов, на протоколах заседаний окружных комиссий, советов, штабов и рабочих групп по направлению деятельности (в качестве председателя комиссий, советов, штабов и рабочих групп), а также на оригиналах выписок из протоколов;

- заместителя префекта, координирующего организационные вопросы и вопросы развития социальной сферына титульных списках объектов социальной сферы, актах по приемке благоустройства дворовых территорий школ, детских садов и других социальных объектов, актах выполненных работ по проведенным мероприятиям, актах выполненных работ по праздничному оформлению округов, накладных, актах, ведомостях раздачи пригласительных билетов, подарков и других материальных ценностей, на положениях о проведении окружных и творческихфестивалей и конкурсов, смотров, соревнований, на договора, государственные контракты, акты, счета по мероприятиям социальной сферы, финансируемым из средств дополнительных расходов, осуществляемых с окружного уровня, актах приемки по социологическим исследованиям на территории округов.

- заместителя префекта – руководителя контрактной службы, координирующего вопросы экономики и перспективного развития на финансовых документах, конкурсных документах, документах об аукционе и запросе котировок на размещение государственного заказа, государственных контрактах, договорах, дополнительных соглашениях, а также приложениях к указанным документам, обеспечивающих хозяйственную деятельность префектуры, актах, в том числе по результатам проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности префектуры, доверенности (кроме доверенности на право предоставления интересов префектуры в судебных инстанциях), на протоколах заседаний окружных комиссий, советов, штабов и рабочих групп по направлению деятельности (в качестве председателя комиссий, советов, штабов и рабочих групп);

- заместителя префекта, координирующего вопросы жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства на титульных списках, реестрах и сметах объектов жилищно-коммунального хозяйства, на графиках и разрешениях на отключение отопления, горячего и холодного водоснабжения, при согласовании ордеров на раскопки при строительстве и ремонте инженерных коммуникаций, при согласовании проектной документации по строительству и замене инженерных коммуникаций, на актах приемки подъездов жилых домов после ремонта и завершении комплексного благоустройства дворовых территорий, на актах передачи инженерных коммуникаций, приборов учета и др. в собственность города Москвы, на протоколах заседаний окружных комиссий, советов, штабов и рабочих групп по направлению деятельности (в качестве председателя комиссий, советов, штабов и рабочих групп), а также на оригиналах выписок из протоколов;

- заместителя префекта, координирующего вопросы транспорта, связи, гаражного хозяйства на протоколах и выписках из протоколов заседаний комиссии при префектуре по предупреждению и обеспечению пожарной безопасности, Антитеррористической комиссии Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы, на протоколах заседаний окружных комиссий, советов, штабов и рабочих групп по направлению деятельности (в качестве председателя комиссий, советов, штабов и рабочих групп), а также на оригиналах выписок из протоколов;

- заместителя префекта, координирующего вопросы торговли и услуг на схемах размещения торговых мест на розничных рынках, на оригиналах выписок из протоколов, на примерных меню для комбинатов школьного питания, на договор на размещение объектов мелкорозничной сети (после принятия соответствующего постановления Правительства Москвы), на заявлениях по выдаче лицензий (для юридических лиц), на схемах размещения ярмарок «выходного» дня, схемах размещения объектов мелкорозничной торговли для организации выездного обслуживания окружных мероприятий, а также на оригиналах выписок из протоколов;

- руководителя аппарата префектуры на доверенностях, актах, в том числе по результатам проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности префектуры, пропусках для прохода в здание префектуры, пропусках на служебный автотранспорт, на протоколах заседаний постоянно действующей экспертной комиссии префектуры, отчетных документах (аттестаты соответствия, технические паспорта и т.п.), разрабатываемых в рамках программы (концепции) защиты информации, актах приемки-передачи материальных ценностей, удостоверениях префектуры, на протоколах заседаний окружных комиссий, советов, штабов и рабочих групп по направлению деятельности (в качестве председателя комиссий, советов, штабов и рабочих групп), а также на оригиналах выписок из протоколов, копиях договоров, государственных контрактов, соглашений, дополнительных соглашений, исполнителем которых выступает Управление делами префектуры;

- начальника Отдела префекта на копиях договоров, контрактов, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов к инвестиционным контрактам, актах реализации контрактов, договоров и соглашений;

- секретаря Окружной комиссии по рассмотрению вопросов подготовки документации к торгам на территории Троицкого и Новомосковского административных округов на копиях выписок из протоколов заседания комиссии;

- заместителя председателя комиссии по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы вТроицком и Новомосковском административных округах на протоколах заседания комиссии;

- заместителя председателя и секретаря комиссии по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы вТроицком и Новомосковском административных округах на оригиналах выписок из протоколов заседаний комиссии;

- секретаря комиссии по вопросам градостроительства, землепользования и застройки при Правительстве Москвы вТроицком и Новомосковском административных округах на копиях выписок из протоколов заседания комиссии;

- заместителя председателя и секретаря окружной комиссии по пресечению самовольного строительства на территории ТиНАО на выписках из протоколов заседаний комиссии;

- председателя комиссии на постановлениях, определениях Административной комиссии префектуры по делам об административных правонарушениях и на их копиях, выписках из протоколов заседаний Административной комиссии,

- начальника Управления делами префектуры на копиях договоров, государственных контрактов, соглашений, дополнительных соглашений, исполнителем которых от префектуры выступает Управление делами префектуры;

- начальника Юридического отдела префектуры на запросах, непосредственно связанных с исполнением должностных обязанностей, на процессуальных документах (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, мировое соглашение, копии документов, передаваемых в суды общей юрисдикции или арбитражный суд, для приобщения к материалам дела в качестве доказательств и др.) в рамках доверенности, выданной префектом;

- главного специалиста Юридического отдела префектуры на процессуальных документах (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, мировое соглашение, копии документов, передаваемых в суды общей юрисдикции или арбитражный суд, для приобщения к материалам дела в качестве доказательств и др.) в рамках доверенности, выданной префектом;

- главного специалиста Управления экономики и перспективного развития префектуры, секретаря Окружной комиссии по рассмотрению вопросов подготовки документации к торгам и Окружной конкурсной комиссии по проведению торгов на право заключения договоров аренды земельных участков для размещения некапитальных объектов на территории Троицкого и Новомосковского административных округов на копиях выписок из протоколов заседаний комиссий;

- на актах по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности префектуры и др.

- начальника Управления развития социальной сферы префектуры на актах социально-бытового обследования условий проживания граждан, доверенностях на получение путевок в оздоровительные лагеря и театральных билетов, списках отъезжающих на зимний и летний отдых, программах и планах работ государственных учреждений округа, осуществляющих досуговую работу по месту жительства;

- начальника Управления жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства на актах закрытия и открытия объектов по выполнению работ по ремонту подъездов многоквартирных домов, по капитальному ремонту в многоквартирных домах, на актах открытия и закрытия объектов по выполнению работ комплексного благоустройства территорий, на отчетной документации по направлению деятельности префектуры.

Печать хранится в Управлении делами.

12.4.8.Печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Отдел по работе с документами» удостоверяется подпись:

начальника отдела по работе с документами Управления делами префектуры:

- на отказах в выдаче копий и сопроводительных письмах к копиям распорядительных документов префектуры, на справках о трудовой деятельности с подтверждением стажа работ (совместно с начальником отдела государственной службы и кадров);

- на последнем листе копии протокола оперативного совещания, копий ответов на обращения граждан и организаций, рассмотренных в префектуре, по письменному запросу заявителя с заверительной надписью «Копия верна»;

- на копиях распорядительных документов префектуры,

- на документах архивного фонда префектуры - проколах (выписках из них) заседаний комиссий префектуры; копиях решений префектуры о согласовании проведения реконструктивных и ремонтных работ зданий и сооружений; копиях документов по личному составу уволенных работников аппарата префектуры;

- на тираже копий при выпуске распорядительных документов префектуры (за исключением копий, заверяемых одновременно печатью и штампами, подтверждающими подлинность и место хранения подлинника документа).

Печать хранится в отделе по работе с документами Управления делами префектуры.

12.4.9. Печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Для кадровых документов» удостоверяется подпись начальника отдела государственной службы и кадров префектуры на трудовых книжках работников префектуры, копиях приказов префекта по личному составу, справках кадрового характера, на копиях документов, составляющих «личные дела» работников префектуры.

Печать хранится в Отделе государственной службы и кадров префектуры.

12.4.10. Печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Окружная комиссия вТроицком и Новомосковском административных округах» удостоверяютсяпротоколы и заключения публичных слушаний по градостроительной деятельности и выписки из протоколов.

Печать хранится в Управлении строительства, реконструкции, землепользования.

12.4.11. Печатью «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Управление бухгалтерского учета и отчетности» удостоверяется подпись главного бухгалтера - начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности и заместителя главного бухгалтера:

- на финансовых документах (справки по расчету заработной платы, справки о принятии лимитов бюджетных обязательств, справки выверки по доходам и расходам бюджетных средств и др.);

- на копиях документов, направляемых в ФКУ Департамента финансов города Москвы, (договоры, счета, акты выполненных работ, накладные и другие расчетно-платежные документы);

- на справках о размере заработной платы.

Печать хранится в Управлении бухгалтерского учета и отчетности.

12.4.12. Печать «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Первый сектор» используется в делопроизводстве Первого отдела префектуры и хранится там же.

12.4.13.Печать «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Второй сектор» используется в делопроизводстве Второго сектора префектуры и хранится там же.

12.4.14. Печать «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов города Москвы. Управление делами» удостоверяет подпись советника, главного специалиста Управления делами на документах в рамках реализации контрактов (товарных накладных на получение основных средств и материальных ценностей префектуры).

Печатьв Управлении делами.

12.4.15. Печати «Правительство Москвы. Префектура Троицкого и Новомосковского административных округов. Для заверения документов 2, 3, 4, 5» заверяются документы, образовавшиеся в ходе деятельности префектуры.

Используемые в префектуре печати хранятся в сейфах. Ответственность за сохранность и использование печатей по назначению несут руководители соответствующих подразделений префектуры, на которых настоящим Регламентом возложено хранение печатей.

12.5 . Оформление документов лиц, командируемых за рубеж

Оформление командирования за рубеж руководителей и специалистов префектуры осуществляется приказом префекта на основании соответствующего правого акта Правительства Москвы.

В приказе префекта должно быть указано:

- основание направления за рубеж;

- цель направления за рубеж;

- период пребывания за рубежом;

- название страны пребывания.

12.6. Оформление доверенности

Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий префектуры на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу или служащим префектуры.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Доверенность оформляется на бланке письма префектуры.

Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок («ДОВЕРЕННОСТЬ»);

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного должностного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись префекта (в его отсутствие – и.о. префекта);

- гербовая печать префектуры.

12.7. Оформление исходящих документов

Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются префектом, руководителями префектуры, руководителями структурных подразделений (если это право оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией, а также лицами, официально их замещающими.

Регистрация исходящих документов осуществляется в СЭДО ПМ.

Исходящие документы оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 12 настоящего Регламента.

Исходящие документы оформляются на бланках утвержденного образца.

Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, официально исполняющие их обязанности. В последнем случае в реквизите «подпись» указывается точное название должности, например, «исполняющий обязанности префекта» и далее фамилия лица, подписавшего документ.

Документы в адрес организаций, подключенных к СЭДО ПМ, направляются в данной базе и подписываются должностными лицами с использованием электронной подписи (далее-ЭП).

Право подписи на бланках документов с указанием наименования органа исполнительной власти города Москвы, подготовленные на бумажном носителе и на документах, подготовленных в СЭДО ПМ, имеют должностные лица, обладающие исполнительно-распорядительными полномочиями, их заместители и лица, исполняющие их обязанности.

Использование в таких случаях предлога «за» или косой черты перед наименованием должности запрещено.

Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле отдела по работе с документами Управления делами префектуры, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ и исполнителем.

Исходящие документы передаются для отправки в отдел по работе с документами Управления делами префектурыполностью оформленными с указанием адреса отправления (включая индекс) в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы.

После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации.

Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

13 Формирование дел, их хранение, справочная работа в подразделениях префектуры

13.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется в структурных подразделениях аппарата префектуры в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.2. Номенклатуры дел руководителей префектурыподписывает префект.

Номенклатуры дел структурных подразделений префектуры подписывают руководители префектуры в чьем подчинении находятся данные структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел префектуры составляется отделом по работе с документами Управления делами префектуры на основе номенклатур дел структурных подразделений префектуры.

Сводная номенклатура дел префектуры утверждается префектом.

13.3. Формирование дел руководителей префектурыосуществляется их помощниками, секретарями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство подведомственных структурных подразделений.

Формирование дел подразделений префектуры осуществляется секретарями или специально назначенными сотрудниками, что отражается в соответствующих должностных инструкциях.

13.4. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:

- группировать в дела раздельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);

- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;

- количество листов в деле не должно превышать 250;

- при формировании дела необходимо составить внутреннюю опись на документы, пронумеровать страницы, снять скрепки.

13.5. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

13.6. Выдача справок по находящимся в работе и неисполненным обращениям граждан и организаций осуществляется по запросу заявителей специалистами отдела по работе с документами Управления делами префектуры, Приемной префектурыи специалистами структурных подразделений префектуры. При этом заявителю могут быть сообщены:

- дата регистрации и входящий номер документа;

- ответственный исполнитель;

- установленный срок рассмотрения.

Содержание резолюций руководителей префектуры, материалов внутренней служебной переписки заявителям не сообщается.

13.7. Выдача справок по документам, хранящимся в делах подразделений префектуры, а также вынос документов из здания префектуры производится только с разрешения руководителей этих подразделений, которые несут персональную ответственность за обоснованность данного разрешения, сохранность и возврат документов.

13.8. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях префектуры для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел и на основании описей сдаются в архив префектуры.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет (включительно) хранятся в отделе по работе с документами Управления делами префектурыи в структурных подразделениях префектуры. Указанные дела по истечении сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел подлежат уничтожению на основании акта о выделении документов и дел к уничтожению.

Подготовка дел для передачи в архив префектуры производится сотрудниками отдела по работе с документами Управления делами префектурыи структурных подразделений префектуры при методической помощи и под контролем специалиста, отвечающего за архив префектуры.

14. Обеспечение доступа к информации о деятельности префектуры

14.1. Порядок информирования граждан и организаций осуществляется всоответствии с Федеральным закономот 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

14.2. Информация о деятельности префектуры (далее «Информация»)– это информация (в том числе документированная), созданная должностными лицами префектуры в пределах своих полномочий, либо поступившая в префектуруиз вне. К информации о деятельности префектуры относятся также законы и иные нормативные правовые акты.

Пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, осуществляющие поиск информации о деятельности префектуры. Пользователями информацией являются также государственные органы, органы местного самоуправления, осуществляющие поиск указанной информации.

Запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в префектуру либо к его должностному лицу о представлении информации о деятельности этого органа исполнительной власти.

Пользователь информацией имеет право обращаться в префектуру с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в префектуру.

Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае, если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного настоящим Федеральным законом срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности префектуры, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае, если государственный орган или орган местного самоуправления не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается пользователю информации, направившему запрос.

Официальный сайт префектуры (далее - официальный сайт)- сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет), содержащий информацию о деятельности префектуры, электронный адрес, которого включает доменное имя, права на которое принадлежат префектуре.

Основными принципами обеспечения доступа к информации являются:

- открытость и доступность информации, за исключением случаев,предусмотренных Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- достоверность информации и своевременность ее представления;

- свобода поиска, получения, передачи и распространения информации любым законным способом;

- соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации при представлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

Доступ к информации ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена вустановленном Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ порядке к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну.

Доступ к информации осуществляется следующими способами:

- обнародование (опубликование) информации в средствах массовой информации;

- размещение информации в сети Интернет;

- размещение информации в здании префектуры, в иных отведенных для этих целей местах, а также через библиотечные и архивные фонды;

- присутствие граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, на заседаниях коллегий, совещаниях, проводимых в префектуре;

- представление информации по запросу пользователей информации;

- другими способами, предусмотренными законами и (или) иными нормативными правовыми актами.

Основными требованиями при обеспечении доступа к информации являются:

- соблюдение сроков и порядка представления информации;

- изъятие из представляемой информации сведений, относящихся к информации ограниченного доступа;

- достоверность представляемой информации;

- создание организационно-технических и других условий, необходимых для реализации права на доступ к информации, а также создание государственных и муниципальных информационных систем для обслуживания пользователей информацией;

- учет расходов, связанных с обеспечением доступа к информации при планировании бюджетного финансирования.

14.3. Информация не предоставляется в случае, если:

- содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

- в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

- запрашиваемая информация не относится к полномочиям префектуры;

- запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

- запрашиваемая информация ранее представлялась пользователю информацией;

- в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых должностными лицами префектуры, проведении анализа деятельности префектуры или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией;

- предоставление запрашиваемой информации относится к компетенции органов местного самоуправления.

14.4. Информация может представляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

В случае, если форма представления информации не установлена, она может определяться запросом пользователя информацией. При невозможности представления указанной информации в запрашиваемой форме информация представляется в том виде, в каком она имеется в префектуре.

Информация в устной форме представляется пользователям информацией во время приема. Указанная информация представляется также по телефонам справочных служб префектуры либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных органом исполнительной власти на ее представление.

Информация может быть передана по сетям связи общего пользования.

14.5. Основания, исключающие возможность представления информации о деятельности судов в Российской Федерации, устанавливаются Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

14.6.Информация вправе быть не представленной в случае, если она опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети Интернет.

14.7. Должностные лица государственных органов и органов местного самоуправления, государственные и муниципальные служащие, виновные в нарушении права на доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, несут дисциплинарную, административную, гражданскую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Права и обязанности должностных лиц и государственных служащих устанавливаются настоящим Регламентом и (или) иными нормативными правовыми актами.

15. Информатизация деятельности префектуры

Целью информатизации деятельности префектуры является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов местного самоуправления городских округов, поселений, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях исполнительной власти округа.

Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления округом, включая:

- комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации;

- транспортную среду передачи данных на основе корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети (КМС) Правительства Москвы, объединяющую локальные сети префектуры, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти;

- интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи (далее - СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается также проведение селекторных совещаний и видеоконференций;

- программно-информационную среду - базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;

- организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

Информационные системы

В соответствии с Законом города Москвы от 24.10.2001 № 52 «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы » при создании и эксплуатации информационных систем, содержащих информационные ресурсы города, их операторы обязаны обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем соблюдения установленных требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, форматам данных, правилам представления и защиты информации.

Оператором ЛВС информационных систем префектуры и автоматизированных информационных систем окружного уровня является Управление деламипрефектуры. Задача Управления делами префектурысостоит в организации сохранности, пополнения и оптимального использования информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста производительности труда и качества работы персонала, а также для решения новых аналитических и управленческих задач. Управление делами префектуры организует администрирование ЛВС префектуры и Интернет-сервисов, организует поддержку пользователей информационных ресурсов, организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем, организует обеспечение информационно-технологического взаимодействия префектуры и муниципальных образований, определяет порядок модернизации и создания технологий.

В ведении Управления делами префектурынаходится поиск организационных и проектных решений по созданию, использованию и реорганизации информационных ресурсов, организация обеспечения необходимых мер по защите информационных ресурсов.

Одной из основных задач информатизации в соответствии с требованием федерального законодательства и программных документов Правительства Российской Федерации является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан, создание условий для работы и взаимодействия органов исполнительной власти города между собой по принципу «одного окна». В этой связи префектура использует официальные электронные каналы обмена информацией. Создание и функционирование этих информационных каналов определяется нормативными документами Правительства Москвы.

Для оперативного получения внешней информации таким каналом является электронная почта префектуры с официальным электронным адресом префектуры tinao@mos.ru. Электронная почта, поступающая на официальный адрес, сортируется, переводится при необходимости на бумажный носитель и направляется в отдел по работе с документами Управления делами префектуры для регистрации, внесения в СЭДО ПМ и последующей обработки.

Для оперативного представления информации гражданам, организации обратной связи, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронными каналами является централизованные порталы Правительства Москвы.

Префектом назначаются ответственные за публикацию данных на централизованных порталах. Ответственные за публикацию данных на централизованных порталах обеспечивают своевременное внесение, дополнение, изменение и проверку корректности информации вносимой в централизованные порталы.

Сотрудники структурных подразделений префектуры имеют возможность пользоваться в своей работе открытыми информационными ресурсами - личным электронным адресом в системе единой почтовой службы (ЕПС) Правительства Москвы и доступом в Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих информационных систем, и на основании решения руководителя аппарата префектуры.

Одной из основных внутренних задач информатизации является развитие единой системы электронного документооборота Правительства Москвы, в том числе:

- доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных префектуры;

- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение поступающих в префектуру и отправляемых из префектуры документов;

- обеспечение полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых решений за счет взаимодействия и взаимной связанности различных информационных ресурсов;

- сокращение времени на осуществление управленческих операций;

- оперативное доведение поручений должностных лиц префектуры до исполнителей и автоматизированный контроль и учет исполнения поручений;

- совершенствование организации труда сотрудников аппарата префектуры, уменьшение трудоемкости и повышение качества работы с документами;

- накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков для ускорения обучения персонала;

- устранение дублирования и параллелизма в работе сотрудников аппарата префектуры;

- централизованное хранение с возможностью быстрого и полного восстановления информационных ресурсов.

Информационные ресурсы

Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных (далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные подразделения аппарата префектуры в соответствии со своими обязанностями.

Организацию разработки, эксплуатации и развития информационных систем, поддерживающих базы данных, и организацию доступа к ним обеспечивает Управление деламипрефектуры.

Порядок использования информационных ресурсов и информационных системпрефектурыустанавливается соответствующими регламентами, утверждаемыми префектом.

Подключение к БД префектуры осуществляется по мере готовности программных, технических, информационных и организационных средств, предназначенных для эксплуатации БД префектуры, а также технологической готовности пользователей. Руководители структурных подразделений префектуры исходя из возложенных функций и поставленных задач самостоятельно определяют необходимое для обеспечения их деятельности число и распределение внутри подразделений автоматизированных рабочих мест и вносят руководителю аппарата префектуры предложения о подключении к БД и другим информационным и коммуникационным ресурсам. Подключение к БД производится в разрешительном порядке на основании письма руководителя структурного подразделения префектуры, руководителя окружной службы на имя руководителя аппарата префектуры. Префект, руководители префектуры имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных префектуры и, по представлению руководителей структурных подразделений префектуры, могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право полностью или частично, что закрепляется приказом префектуры.

Программно-техническое обеспечение сотрудников аппарата префектуры.

Для обеспечения работы пользователи получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию. Состав необходимых и достаточных для каждого конкретного пользователя программно-технических средств, обеспечивающих решение требуемого набора задач, определяется Управлением деламипрефектуры.

Приложения